Автоматизация управления казначейства

Расчетный центр крупных предприятий играет роль инструмента контроля всех движений средств на банковских счетах, центральной кассе, на уровне подразделений. Отследить потоки денег проще, если внедрены средства автоматизации. Часто используются продукты на базе платформы 1С вроде 1С.ERP. Но лишь установить ПО недостаточно, его нужно настроить на получение положительного эффекта.

Когда нужна автоматизация казначейства

Результат появится, если еще перед внедрением выстроить логическую схему транзакций, понять на каких этапах появляются необоснованные затраты ДС. На крупных предприятиях приходится иметь дело с разветвленной организационной структурой. Поэтому и рекомендуется оставлять этот вопрос специалистам – сначала проводится аудит ситуации, составляется план внедрения и только затем осуществляется работа.

К автоматизации казначейства прибегают в нескольких случаях:

• много времени уходит на обработку однотипной документации, бумажных счетов;
• постоянно запаздывают оперативные данные по остаткам на конкретные статьи расходов;
• схема движения денежных средств не всегда соответствует бизнес-процессу компании.

Часто встречается ситуация, когда отслеживание расходов ведется в программе. Но согласование все равно проводится по бумажным (распечатанным) документам. Или формируется реестр оплат с ручным сбором согласованных заявок. Внедрение ЕРП позволяет полностью автоматизировать эти процессы и существенно снизить затраты времени на обработку счетов.

Алгоритм действий для организации казначейства

Решение одно – комплексная автоматизация казначейства. И здесь приходится учитывать, что все программы являются типовыми, а любая компания представляет собой уникальный объект бизнеса. Только опыт внедрения позволяет достигать поставленных задач автоматизации, оставаясь в рамках проекта. Важно так совместить эти двойственные критерии, чтобы на выходе был индивидуальный продукт целиком учитывающий специфику заказчика.

Общий алгоритм настройки ERP под казначейство:

• анализ методологии;
• загрузка НСИ в систему;
• настройка УП, параметров учета;
• настройка маршрутов и шаблонов;
• настройка источников информации;
• административные настройки;
• настройка отчетов;
• тестирование результатов.

Остается повторно проанализировать результат, скорректировать (по необходимости). Сразу после завершения работы каждое принятое правило, регламент оказывается задокументированным. Схема автоматизации обычно учитывает индивидуальность каждого подразделения, дочерней компании. Такие моменты прорабатываются еще на первом этапе. В итоге владелец фирмы получает идеально работающую систему конкретно с его бизнесом.

Как проходит автоматизация казначейства

Постановка задачи начинается со сбора первичных данных – из каких предприятий состоит холдинг, какие отраслевые специализации придется учитывать. Часто приходится иметь дело с рядом разных по организационной структуре предприятиями. Внедрение казначейства требует разработки единой схемы (стандарта) бюджетного, финансового управления для всех подразделений.

Составление концепции использования бюджетных средств

Планирование расходов должно одновременно учитывать потребности всех подразделений. Когда поступают запросы на закупку сырья, выплату заработной платы, погашение кредитов, необходимо сразу резервировать бюджетные средства. И своевременно разблокировать их, если потребность в деньгах отпала.

Программным обеспечением ERP раздельно учитывается состояние планов на бюджет, лимитов и смет, заявок на расход ДС, плановые поступления, текущий баланс всем по счетам. Настраиваются регистры, из которых формируются необходимые отчеты. Владелец и руководитель понимает, куда расходуются средства, откуда можно взять резервы.

Формирование системы документооборота казначейства

Концепция автоматизации расчетного центра фирмы включает возможность формирования единого бюджета, его распределения на подразделения. Без продуманного документооборота не обойтись – документируется буквальная каждая операция.

Формируются, корректируются лимиты, сметы расходов-доходов, заявки на расход ДС, их закрытие и планы на пополнение бюджета. Итоги каждого периода отражаются в отчетах, в том числе имеется возможность сравнения между собой, с платежным календарем.

Построение схемы согласования документации

Общий бюджет динамично распределяется между всеми подразделениями. Запросы каждого отдела обрабатываются исходя из установленных приоритетов, лимитов наличия свободных средств. При этом остается возможность подачи заявки на внеочередное выделение денег, увеличение лимитов.

Без автоматизации программным комплексом вроде ЕРП процесс согласования есть риск, что часть запросов будет обработана, когда средств на реализацию проектов уже нет. Придется или ожидать следующего поступления на счета, или закрывать вопрос кредитными деньгами.

Настройка платежного календаря

График поступлений, расходов ДС помогает руководителю оценить кредитоспособность компании, возможности своевременного возврата долгов. И результатов привлечения дополнительных денег на обеспечение поступающих запросов.

Все вычисления совершаются автоматически. Главное, заранее определить методику вычисления и формирования отчетов, проставить приоритеты и распределить доходы-расходы по календарному году, с учетом сезонности и других особенностей бизнеса.

Возможные схемы автоматизации казначейства

Многие заказчики привыкают к учету на уровне таблиц Excel и воспринимают автоматизацию при помощи ERP как аналог этого универсального инструмента. Только внедряемая информационная система охватывает значительно больше функций. И одновременно остается простой в настройках, практически не требует доработок. Последнее считается ключевым преимуществом, потому что в процессе работы возникает масса вопросов.

Примеры алгоритмов:

• факт ДДС + отчеты – загрузка и фиксация фактических платежей по всем подразделениям и счетам (кассам) с возможностью анализа ситуации по горизонтали и вертикали;
• заявки + факт + отчеты – более разветвленная схема с учетом анализа потребности в заявках, их планировании, согласовании и акцептования;
• бюджеты + факт + отчеты – вместо заявок добавляется механизм согласования бюджета, его отслеживания в режиме реал-тайм, в том числе в разрезе проектов, регионов, подразделений и любых управленческих аналитик.

Еще встречаются заказы схемы вроде «бюджет + заявки + факт + отчеты». Такой подход считается полноценным вариантом автоматизации бизнес-процессов. По итогам внедрения появляется общее информационное пространство, позволяющее фиксировать, отслеживать, сравнивать между собой различные показатели. Причем практически в любых сочетаниях – от отслеживания бюджета до его планирования по календарю, оперирования платежками, другими документами.

Звоните, менеджер подскажет как начать сотрудничество, какие исходные данные понадобятся для аудита предприятия и построения плана внедрения. Специалисты нашей компании всегда работают с привязкой к реальной ситуации, специфике бизнеса заказчика. И составляют пошаговый план по автоматизации с контролем результата каждого.

К кому обратиться за автоматизацией казначейства?

Компания «Мистер Чек» – официальный партнер фирмы 1С (статус1С-Франчайзи). Наша команда состоит из сертифицированных специалистов, готовых внедрить проект любой сложности, включая автоматизацию управления казначейства. Мы соблюдаем единые стандарты разработчика, готовы договором взять на себя ответственность за срыв сроков.

Наши клиенты ценят:

• интегрируем новые решения с сохранением рабочих процессов, соблюдением технического задания;
• оказываем комплексные услуги от проектирования и разработки до внедрения, обучения и сопровождения программных комплексов;
• имеем опыт обслуживания ERP, SCM, CRM, EAM, ECM, АСУТП систем.

Специалисты компании свободно решают задачи даже по подключению редкого оборудования, которое требует создания индивидуальных модулей. Поэтому к нам обращаются клиенты со всей России – всем предлагаем прозрачные условия расчета стоимости за внедрение информационных систем учета, контроля и управления.

Мы сразу предлагаем работать на базе открытых партнерских отношений, всегда концентрируемся на ожиданиях клиента, требовательно относимся к себе. И выполняем работы с учетом последних тенденций рынка автоматизации бизнеса.