Федеральная налоговая служба России настоятельно советует организациям начать активную подготовку к обязательному применению универсального передаточного документа (УПД). Согласно новому приказу ФНС, который вступает в законную силу с 1 января 2026 года, текущие форматы электронных первичных документов будут отменены. Заблаговременное планирование перехода позволит компаниям избежать хаоса в документообороте и гарантировать бесперебойность бизнес-процессов в начале 2026 года.
Ключевые изменения в электронном документообороте с 2026 года
С наступлением 2026 года утрачивают свою юридическую силу два ключевых формата электронных документов, утвержденных ранее:
- Формат электронной товарной накладной (ТН), регламентированный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
- Формат электронного акта о выполнении работ/оказании услуг (Акт), установленный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Сфера применения УПД и его сосуществование со счетом-фактурой
Начиная с 2026 года, УПД полностью заменяет собой привычные электронные накладные и акты. Что касается счетов-фактур, их отдельное оформление и применение приказом не отменяется. Однако УПД может в определенных ситуациях выполнять и его роль, что приводит к значительному упрощению документооборота.
Возможность замены счета-фактуры УПД определяется его статусом:
- УПД со статусом «1» является комбинированным документом. Он одновременно служит и первичным документом для отражения операции в бухгалтерском учете, и счетом-фактурой для заявления вычета по НДС. Это возможно только при условии, что в документе заполнены все обязательные реквизиты, требуемые как для первичного документа (по закону № 402-ФЗ), так и для счета-фактуры (по ст. 169 НК РФ).
Когда использование УПД вместо счета-фактуры невозможно?
Существует ряд законодательно установленных ограничений, при которых организация не вправе применять УПД в качестве счета-фактуры и обязана выставить отдельный документ. К таким случаям относятся:
- Проведение операций, освобожденных от налогообложения НДС на основании статьи 149 Налогового кодекса РФ (например, предоставление денежных займов, услуги по страхованию и негосударственному пенсионному обеспечению).
- Если одна из сторон сделки (продавец или покупатель) не является плательщиком НДС (например, находится на упрощенной системе налогообложения (УСН), патентной системе (ПСН) или является плательщиком единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН)).
- При получении полной или частичной предоплаты (аванса) в счет предстоящих поставок товаров, работ или услуг. В этом случае продавец обязан выставить отдельный авансовый счет-фактуру в установленном порядке.
- При необходимости внесения изменений в стоимость или количество уже отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). В этой ситуации требуется составление отдельного корректировочного счета-фактуры, как того требует пункт 3 статьи 168 НК РФ.
План подготовки бизнеса к обязательному переходу на УПД
Во избежание сбоев в работе и штрафных санкций со стороны контролирующих органов, компаниям следует уже сейчас предпринять следующие шаги:
- Аудит внутренних процессов. Необходимо провести детальный анализ текущего документооборота: какие системы используются, как формируются и подписываются накладные и акты. На основе этого анализа разработать и утвердить новый регламент работы с УПД.
- Техническая готовность. Следует обратиться к своему оператору электронного документооборота (ЭДО) для подтверждения поддержки формата УПД версии 5.03. Также необходимо проверить и обновить, если требуется, бухгалтерское и учетное программное обеспечение, чтобы оно корректно генерировало, принимало и учитывало новые документы.
- Обучение персонала. Критически важно организовать обучение для сотрудников бухгалтерских, финансовых, логистических и sales-отделов. Они должны понимать различия статусов УПД, правила его заполнения и случаи, когда его применение вместо счета-фактуры недопустимо.