Подробно о внедрении ERP на предприятии

Цели и задачи внедрения ЕРП

Максимум выгоды и минимум рисков при внедрении системы автоматизации планирования будет, если каждый этап проекта тщательно спланировать, оценить. Первый вопрос, который ставится после озвучивания бизнес-целей, это «зачем вообще требуется менять программное обеспечение, интегрировать единый комплекс». Ответ на него можно получить только во время аудита компании, который проводится перед внедрением.

Он включает обязательную диагностику применяемых ИТ-систем:

• составляется карта бизнес-процессов в режиме «как должно быть»;
• определяется способ реализации оптимальной схемы работы предприятия;
• разрабатывается архитектура будущего решения и составляется бюджет;
• рассчитываются временные рамки, последовательность внедрения.

Здесь важно соблюсти интересы клиента и одновременно уложиться в выделенный на интеграцию бюджет. При этом также требуется сохранить сложившиеся внутренние стандарты, корректировать их только в случае несоответствия поставленным целям или, например, изменившимся нормативам в законодательстве. Все же новое встраивать с учетом, что пользоваться системой ERP будут люди без профильного образования.

По статистике, приведенной Panorama Consulting Solutions, 64% компаний в качестве основной цели внедрения ЕРП выбрали рост эффективности бизнес-процессов. Чуть меньше предприятий выбрало перспективы роста, уменьшения оборотного капитала (57%). 54% предприятий поставили себе цель повысить качество обслуживания клиентов (преимущественно из сферы оказания услуг). Заметно меньше (38% и 32%) указали в качестве причины внедрения замену старой системы и стремление удовлетворить требования руководства, акционеров.

Этапы внедрения ERP

Будет справедливым отметить, что количество этапов внедрения меняется в зависимости от задач и целей, которые поставлены при подготовке к работе. Здесь важно провести тщательный аудит, что даст понимание текущей ситуации, степени автоматизации «до» и необходимости в программном обеспечении для достижения целей. Но отталкиваться проще от классической схемы, включающей 6 этапов.

Пример:

1. Обследование. На этом этапе формируется проект – описывается текущее состояние, утверждаются цели, определяются рамки развития, формализуются измерения результата, определяются необходимые ресурсы, формируется календарный план.
2. Моделирование. Следующий шаг дает понимание оптимальной модели ведения учета – это описание процессов, которые помогут достичь цели, формирование бизнес-процессов для тестирования гипотез, настройка вариантов моделей в типовой конфигурации, фиксация результатов и выбор оптимального решения.
3. Проектирование. Здесь проводится формализация требований к доработкам системы ЕРП – создание, утверждение вида документов, описание функциональности каждого, результата тестирования.
4. Разработка. Следом за подготовительными этапами идет реализация технического задания. Это подготовка тестового стенда, тестирование системы, интеграция доработок в рабочую модель.
5. Внедрение. Остается перенести реальные данные, права и роли пользователей, провести повторное тестирование, устранить выявленные недочеты и приступить к обучению всех сотрудников.
6. Опытная эксплуатация. Последний этап включает консультации, контроль достижения цели и закрытие проекта с результатом.

Часто заказывается сопровождение и развитие внедренной системы. Это подход с использованием методологии Agile. Если первоначально хорошо работает каскадная схема, позволяющая внедрять программное обеспечение практически с нуля, по мере автоматизации выгоднее перейти к работе, базирующейся на принципах сотрудничества. Подразумевается постоянная связь с разработчиком, непрерывное совершенствование системы.

При этом без основных этапов не обойтись. Применение технологии Agile на старте иногда вносит элемент неопределенности, требует постоянного вовлечения коллектива в процесс. А это влияет на затраты времени и финансов. Каскадный подход упрощает интеграцию без остановки работы, с постепенным переходом на ERP, от отдела к отделу.

Подготовка предприятия к автоматизации

Цели, которые ставятся перед внедрением, рекомендуется проверить на измеримость. Они должны оставаться обоснованными на протяжении длительного периода, чтобы затраты на внедрение ERP окупились. Чтобы в процессе работы кардинально не менять подход к автоматизации, собирается команда экспертов, которые будут отвечать за проект со стороны клиента. Им приходится работать над аспектами вроде окупаемости проекта, организации обучения сотрудников, компенсации риска провала идеи с внедрением.

Разработка требований к программе

Конечный пользователь часто лучше понимает, что ему нужно получить в итоге, чтобы его работа стала эффективнее. Команда экспертов готовит ответы на такие вопросы: какие показатели нужно улучшать, какие процессы необходимо автоматизировать, зачем вообще нужно внедрять ERP и будет ли эффект от ее применения.

Подбор, согласование решений

Эта часть обычно возлагается на партнера по интеграции. Он должен обладать опытом, экспертизой в конкретной нише, в целом, по вопросам внедрения систем ЕРП. Только в этом случае заказчику будет предоставлен релевантный референс, отвечающий на вопросы типа «как реализовать задумки клиента». С этого момента возможно обсуждение проекта.

Оценка инвестиций во внедрение

При условии четко поставленных целей, понимания программных продуктов, способных помочь в их достижении, можно приступать к формированию бюджета. Внедрение ERP – крупные затраты. И они должны окупаться в четко установленные сроки. Поэтому важно заранее оценить задачи, их стоимость и выбрать такой комплекс, который и будет помогать в достижении целей, и не требовать излишних вложений.

Обучение сотрудников

Помимо финансов, предприятие вкладывает сотрудников, необходимое на изучение программного комплекса. Часто руководству приходится сталкиваться с сопротивлением пользователей, которые неохотно идут на принятие нововведений (вплоть до саботажа). Такие моменты следует учитывать еще на этапе планирования, чтобы в дальнейшем задержки в освоении не сказались на результате.

Риски провала

Задачей команды экспертов, собранной предприятием, будет консолидация пожеланий коллектива, конечных пользователей, которым придется работать с системой ЕРП. Важно обсудить процессы, которые они хотят автоматизировать, понять экономический смысл по каждому пункту и только затем принимать решение о включении пожеланий в техническое задание.

Как составить техническое задание

Последнее считается наиболее сложной частью внедрения. Система ERP – технически сложный продукт, состоящий из множества больших и мелких программных модулей. Поэтому составление подробного технического задания часто занимает несколько месяцев. Клиенту приходится вносить в него даже самые мелкие процессы. Нельзя поручать создание ТЗ сторонним специалистам, этот документ в дальнейшем станет основой сотрудничества, разбора спорных вопросов.

Типовое техническое задание включает несколько пунктов:

• цели;
• описание доработок, требований к системе;
• методы реализации;
• примеры аналогичного решения;
• трудозатраты.

После завершения составления документа требуется проверка и согласование обеими сторонами. И только после подписания ТЗ заказчиком и исполнителем оно считается принятым в работу. Чтобы ускорить запуск внедрения иногда прибегают к каскадному составлению тех. задания – на каждый этап отдельно. Такой подход гибче, но он приводит к размытости сроков завершения.

В рамках такой схемы сначала составляется общий перечень процессов, модулей, который затем постепенно детализируется. Из-за этого она становится схожей с методологией Agile. Фактически внедрение начинается еще на этапе планирования, когда завершены лишь предварительные расчеты и систему начинают интегрировать в бизнес-процессы сразу, практически без тестирования. В этом случае результат часто зависит от компетенции исполнителя.

От чего зависит стоимость внедрения

На российском рынке востребованы разработки на базе платформы 1С: ERP Управление предприятием. Ее преимущество – модульность системы. Это упрощает автоматизацию бизнес-процессов, от производства до работы с клиентами. Широкое распространение позволило накопить широкую экспертизу в реализации проектов по разным отраслям: оптовая и розничная торговля, строительство, машиностроение, приборостроение, фармацевтика

В каждой нише есть типовые решения. Благодаря этому стоимость внедрения часто снижается из-за возможности использовать в работе готовые модули. Но на практике их все равно приходится адаптировать к специфике конкретной компании. Так что лучше ориентироваться на классическую схему расчета стоимости внедрения. Так, при оценке учитывается:

• цена программного продукта (его лицензии);
• количество АРМ (автоматизированных рабочих мест);
• затраты труда на доработки, внедрение проекта;
• необходимость интеграции с оборудованием, программами.

Еще часто в стоимость включается поддержка, сопровождение, ведь поначалу возникает большое количество вопросов, обращений на дополнительные доработки системы. В эту цену включается цена работы исполнителя и договора ИТС. Если приобреталось отраслевое решение, дополнительно оплачивается информационно-техническое сопровождение и по ней. Из-за такой разветвленности факторов, влияющих на конечную смету, оценку рекомендуется поручать специалистам.

По статистике Panorama Consulting Solutions почти 64% компаний, принявших участие в опросе, не уложились в первоначальный бюджет. При этом 57% остались довольными стоимостью внедрения, что означает признание факта – ошиблись с расчетами их сотрудники. Попутно выяснили основные причины просчета. К ним относятся непредусмотренные технические, организационные моменты, дополнительные требования, возникающие в процессе работы.

Также среди факторов, приводящих к увеличению бюджета, наблюдались нереалистичный бюджет, ошибки в оценке объема проектных работ, неправильное кадровое обеспечение проекта, неверная оценка услуг подрядчиков. Часто по внутренним причинам компании выходили за временные рамки реализации, что тоже приводило к увеличению стоимости внедрения.

Какой эффект дает система ЕРП

Интересны данные PCS по фактическим выгодам, которые получили предприятия, завершившие внедрение системы ERP. Так, основная масса опрошенных руководителей указывает на доступность данных, рост их надежности, улучшение продуктивности, эффективности, взаимодействия между подразделениями, руководящим составом и исполнителями.

В дополнение к этому отмечали:

• сокращение объема запасов, времени на производство;
• упрощение контроля над соблюдением сроков, исполнения;
• снижение операционных расходов на деятельность;
• отсутствие ошибок задвоения данных в отчетах;

Также у многих улучшились взаимоотношения с поставщиками, сократилась стоимость поддержки ИТ-систем, повысилась прозрачность операций. Благодаря полной стандартизации процессов стало легко трансформировать бизнес согласно новым тенденциям на рынке в целом, в нише, в частности. По данным компании 1С у многих предприятий снизился объем материальных запасов до 24%, а скорость обработки заказов возросла на 75%.

Среднее снижение себестоимости продукции составляет 9%. При этом объем выпуска продукции возрос почти на 36% (при уменьшении производственных издержек на 16%). Подобные цифры объективно показывают результат от интеграции системы ERP. Главное, правильно задать самому себе вопросы и поставить реальные цели. Тогда исполнитель сможет подобрать решение с максимальной отдачей.

Рассчитывается экономическая эффективность в разрезе роста выручки и уменьшения расходов. На практике приходится сталкиваться со сложностями вычисления затратной части бюджета. Система ЕРП справляется с этой задачей и позволяет сократить затраты на:

• заработную плату;
• программное обеспечение;
• оборудование;
• штрафы и пени;
• услуги аудиторов.

После внедрения заметно снижается потребность в услугах сторонних ИТ-специалистов, которых заменяет единая служба технической поддержки компании-партнера. Такие изменения помогают добиться положительной динамики в окупаемости инвестиций в ERP. И укладываться в указанные проектом сроки возврата вложений.

Проблемы при внедрении

Получить результат легко только при соблюдении ранее перечисленных правил – сначала расчеты, проектирование, оценка и только затем внедрение, доработки, остальные работы. Если клиент торопится, резко повышаются риски различных проблем.

Типичные ошибки:

• отсутствие оценки целесообразности внедрения ERP;
• плохо продуманные, неизмеримые цели;
• некачественно составленный план;
• слабое проектное управление;
• недооценка количества ресурсов;
• чрезмерный объем доработок.

Сюда же стоит добавить излишнее доверие к подрядчикам. Рекомендуется контролировать процесс на всех этапах, с момента создания собственной группы экспертов. Хотя отчасти может сказаться и недостаток опыта у исполнителя. Чтобы избежать последнего, стоит сотрудничать со специалистом с подтвержденной компетенцией. Плюс не игнорировать необходимость тестирования системы до окончательного перехода на нее.

Еще заказчикам приходится сталкиваться с проблемами:

• недооценка сроков реализации проекта;
• саботаж со стороны сотрудников;
• недостаточная вовлеченность руководства;
• отказ от сбора проектной команды.

Перечисленное приводит к отсутствию оперативной информации по текущей ситуации, завышению бюджета на внедрение, срыву сроков. Так, без предварительного изучения инфраструктуры клиента сложно предугадать будут ли проблемы с интеграцией оборудования, сторонних систем. Зато при тщательном аудите каждый такой пункт будет прописан в ТЗ, оценен и запланирован по времени исходя из реального уровня сложности.

Звоните, менеджер подскажет, с чего начать сотрудничество. Специалисты нашей компании всегда проектируют систему ЕРП с привязкой к реальным задачам фирмы, условиям на рынке. Внедряется ПО пошагово, с сохранением преимуществ ранее используемых бизнес-процессов, оптимизацией и адаптацией к новым правилам.