Автоматизация бюджетирования

Предприятия создаются ради получения прибыли. Поэтому применение современных технологий повышения экономической эффективности и оправданно. Внедрение бюджетирования становится более выгодным с ростом компании, когда строить прогнозы вручную затруднительно. А избежать этого не получится, ведь ситуация на рынке постоянно меняется и приходится просчитывать новые пути увеличения прибыли, сокращения издержек.

Когда нужна автоматизация бюджетирования

Благодаря внедрению системы ERP проще направить финансовую деятельность всех сотрудников на общую стратегическую цель. И контролировать выполнение задач, оценивать вклад отделов, их результаты, корректировать планы, бюджеты. Также появится возможность проводить факторный, сценарный, многомерный анализ информации, стандартизировать управленческую, финансовую отчетность, формализовать регламенты, инструкции, формы учета.

Несколько причин выбора автоматизированного бюджетирования:

• компания состоит из большого количества филиалов;
• зафиксированы факты ошибочного инвестирования;
• формирование бюджета занимает много времени;
• действия сотрудников часто не согласованы.

Система ЕРП повысит финансовую устойчивость предприятия, его конкурентоспособность. Такой подход упрощает планирование, увеличивает эффективность системы управления. Человеческие ресурсы используются рационально, количество ручных операций снижается, как и риски ошибок сотрудников. Руководство видит оперативные результаты работы в единой информационной среде, а формирование, согласование бюджета становится рядовой операцией.

Варианты автоматизации бюджетирования в ERP

Существует много вариантов автоматизации. Например, простейшие операции способна выполнять и программа «Снабженец» (составление заявок на ТМЦ, контроль их состояния, рассылки писем с запросом цены). Но охватить полностью деятельность компании и тем более составлять различные виды бюджетов вроде БДДС, БДР такие инструменты не способны. Здесь поможет лишь внедрение продуктов вроде ERP.

Процесс внедрения программы для бюджетирования обычно проходит поэтапно, шаг за шагом. При этом нужно заранее определить ключевые цели, требования. Иначе реализация проекта затянется и стоимость работы увеличится. Чтобы избежать этого, проводится аудит бизнес-процессов, оценка их состояния, определение ожидаемого эффекта от внедрения. На этом шаге выбирается и модель, по которой будет строиться отчетность.

Модель фактической управленческой отчетности

Методика мало чем отличается от ведения бухгалтерского и налогового учета. Здесь используется много стандартизированных операций: поступление, расход денежных средств, выплата зарплаты и оплата поставщикам, отгрузка готовой продукции.

Сбор информации происходит по следующей схеме:

• ввод данных о произошедших операциях в учетную систему;
• формирование журнала проводок с кластеризацией по типам;
• генерация фактической управленческой отчетности.

На этапе внедрения автоматизации процесса бюджетирования на предприятии определяется, какие отчеты понадобятся руководителю, другим ответственным сотрудникам. И система настраивается так, чтобы специалисты меняли параметры без привлечения программистов. Количество отчетов не ограничено, суть лишь в создании удобной платформы.

Модель плановой управленческой отчетности

То же относится к разработке модели планирования. Сначала анализируется потребность в отчетах, их формате. Плюс к этому определяется взаимосвязь фактических результатов, которые отражаются в управленческой отчетности, и запланированных показателей, последовательность формирования. Это важно, потому что плановые отчеты нельзя формировать независимо друг от друга.

В информационное поле входит целая система граничных значений стратегических показателей:

• нормы и нормативы;
• ограничения (лимиты);
• узкие места;
• гипотезы, предположения.

Они учитываются при построении плана. И входят в плановые управленческие отчеты (бюджеты). Если правильно учесть взаимосвязи бюджетных показателей, получится точно прогнозировать все хозяйственные операции – от закупок сырья и материалов до складской логистики, расчета запасов товарных остатков, выплаты заработной платы.

Комбинированная стратегия автоматизации

В зависимости от деятельности компании применяются и комбинированные финансовые модели бюджетирования и управленческого учета. Логика работы в них заключается в разделении задач на разные потоки при контроле совпадения форматов плановых и фактических бюджетов. Этот подход требует отдельной проработки, особенно, если ранее применялись средства автоматизации. Но для бюджетирования использовалось разное ПО.

Пример комбинированной стратегии:

• уточнение (разработка) форматов управленческой отчетности;
• формирование плана счетов (со специалистами компании);
• разработка системы справочников (на основе аудита предприятия);
• уточнение (создание) методики учета;
• настройка справочников и отчетов.

Остается ввести фактические данные в учетную систему, провести корректировки настроек. После этого ЕРП готова к эксплуатации. Процесс внедрение проходит последовательно или параллельно, в зависимости от задач, которые поставлены заказчиком.

Этапы автоматизации

В процессе аудита предприятия формируется его финансовая структура. Оно разделяется на ЦФО, центры финансовой ответственности, за которыми закрепляются определенные функции, бюджеты и обязанности. Часто это отдельные подразделения, но в группу могут входить и несколько отделов. Главное, правильно оценить «место» каждого в финансовой модели: одни приносят прибыль почти без расходов (отдел продаж), другие же в основном потребляют ресурсы (заводской цех).

Следующие этапы внедрения системы бюджетирования:

• разработка структуры бюджетов – закладываются лимиты, методики аудита исполнения и планирования;
• составление учетно-финансовой политики – вносятся правила ведения, консолидации учета в соответствии с установленными ранее ограничениями (бухгалтерский, производственный, оперативный);
• подготовка регламента планирования – определяются процедуры, регламент планирования, мониторинга, анализа причин невыполнения бюджетов, их текущей корректировки;
• операционный и финансовый бюджет – составляется бюджет на ближайший период, после этого анализируется выполнение сценариев, проводится корректировка.

Результат автоматизации бюджетирования – повышение прозрачности финансово-экономической деятельности предприятия, улучшение контроля над использованием ресурсов. Отсюда понимание, откуда взять дополнительные, куда их «влить», чтобы добиться роста капитала компании. На рост рентабельности, прибыльности бизнеса программы бюджетирования влияют практически сразу.

Звоните, менеджер подскажет, с чего начать сотрудничество. Специалисты нашей компании всегда проектируют систему ЕРП с привязкой к реальным задачам фирмы, условиям на рынке. Внедряется ПО пошагово, с сохранением преимуществ ранее используемых бизнес-процессов, оптимизацией и адаптацией к новым правилам.

К кому обратиться за автоматизацией управления бюджетом?

Компания «Мистер Чек» – официальный представитель разработчика платформы 1С. Мы работаем командой из сертифицированных специалистов, берем проекты любой сложности, включая работу по автоматизации управления бюджетированием. Статус 1С-Франчайзи подтверждает соответствие единым стандартам, высокое качество услуг. Благодаря этому клиенты возвращаются с заказами на внедрение новых проектов.

Преимущества:

• проводим работы начиная с планирования, согласования поэтапной интеграции решений в имеющуюся инфраструктуру;
• поддерживаем клиентов после завершения с обучением персонала, сопровождением любых технических вопросов;
• беремся за интеграцию редкого оборудования и программного обеспечения, когда требуется индивидуальная разработка.

Также оказываем услуги по ИТ-консалтингу в направлении внедрения ERP, SCM, CRM, EAM, ECM, АСУТП систем. Опыт с 2015 года позволяет нашим специалистам легко решать задачи заказчиков, рекомендовать эффективный вариант интеграции с имеющимся ПО, сохранением выстроенных и проверенных бизнес-процессов. Мы сразу выстраиваем доверительные партнерские отношения с каждым клиентом. И помогаем освоиться с новым продуктом.