Автоматизация регламентированного учета и отчетности

Работа предприятия в рамках действующего законодательства РФ требует оформления отчетности согласно определенному регламенту. Правило включает бухгалтерский и налоговый учет, который является основой финансовой политики любой фирмы. Налаженная система регламентированного учета также включает организационную структуру предприятия – непосредственно юридическое лицо, подразделения (службы, отделы, цеха и пр.).

Регламентированный учет в ERP-системе

Оптимальный инструмент автоматизации регламентированного учета – программное обеспечение ERP. Оно позволяет создавать единую информационную систему, которая охватывает все учетные процессы предприятия. Этот продукт совмещает возможности ведения отчетности согласно законов РФ и одновременно соблюдать внутрикорпоративные стандарты, нацеленные на повышение уровня прибыли, снижение расходов.

Работа организуется следующим образом:

• вводом данных занимается большое количество сотрудников независимо от их компетенции в бухгалтерском и налоговом учете;
• проверку внесенной информации осуществляют бухгалтера с узкой специализацией, за счет этого достигается оперативный контроль, своевременную корректировку при обнаружении ошибок;
• главный бухгалтер налаживает ведение учета на уровне обработки первичной документации и внедряет инструменты, обеспечивающие полноту отражения хозяйственных операций.

Вокруг этой системы выстраивается непрерывный учет согласно внутренней политике организации и действующему законодательству РФ. Систематические обновления программного обеспечения гарантируют своевременное появление новых форм документов, переход на обновленные системы расчета налогов, если произошли изменения в законодательных нормах.

Настройки учета по предприятию

Регламентированный учет в ЕРП является всего лишь одним из функциональных блоков единой информационной системы. При этом он интегрируется с рабочим планом счетов, распространяется на работу всех модулей программного комплекса независимо от того, заполняются ли документы вручную или автоматически.

Счета учета «по умолчанию» задаются:

• группы финансового учета номенклатуры, расчетов, вне оборотных активов;
• статей расходов и доходов;
• видов резервов предстоящих расходов, подарочных сертификатов;
• категорий эксплуатации;
• касс и банковских счетов.

Такой подход исключает ошибки при формировании документов рядовыми сотрудниками. Любые проводки «по умолчанию» соответствуют внутренним стандартам компании, законодательству РФ. При этом одни и те же настройки устанавливаются документы оперативного учета, бухгалтерские операции, регламентные проводки закрытия отчетного периода.

Формирование и контроль проводок

Шаблоны документов для оперативного учета в ERP разработаны с требованиями существующих регламентов. Настройки допускается устанавливать, как в период внедрения программы, так и при анализе, после отражения в учетной базе каждого вида хозяйственной операции, которые требуется отражать в бухгалтерском или налоговом учете.

Корректировка проводок осуществляется двумя способами:

1. Непосредственно в проводках документа с указанием обоснования в комментариях.
2. Созданием корректирующего документа типа Операция со сторнированием неактуальных и установкой новых записей по регистрам бухгалтерского учета.

Существует масса сценариев с запретом редактирования, уведомления о необходимости изменить документы, полным доступом. Они позволяют гибко распределять права между отделами компании и сотрудниками (в зависимости от их роли в деятельности предприятия, формировании отчетности перед налоговой, внебюджетными фондами). Такой подход исключает преднамеренное и случайное появление ошибок в учетной базе.

Контроль сделок

Благодаря единому информационному пространству, созданному системой ЕРП, заметно проще работать с комплексом взаимозависимых юридических лиц (или организаций, приравниваемых к этой категории). Это позволяет вести деятельность с учетом нормативов гл. V.1 Налогового кодекса РФ и этим избегать излишнего внимания надзорных органов.

Работа программного комплекса ведется по схеме:

• определяются условия, признаки, по которым фильтровать данные;
• формирование перечня контролируемых сделок;
• проверка внесенных, сформированных данных;
• подготовка уведомлений.

Подготовка осуществляется с помощью специального Помощника, поэтому не требует отдельного обучения сотрудников бухгалтерии. По завершению внесения необходимой информации система выгружает файл в формате XML в формате, утвержденном ФНС. Пользователю достаточно указать нужный каталог и затем отправить электронный документ в налоговую. Корректировки вносятся в той же последовательности – сначала они загружаются в базу, следом делается копия файла.

Система учета основных средств и объектов строительства

Особо полезна система ERP в учете основных средств, правила которого целиком определяются законодательными нормами. В базу вносят инвентарные единицы, по которым целесообразно вести контроль. Программа поддерживает учет всего жизненного цикла оборудования – от приобретения, монтажа и ввода в эксплуатацию до модернизации, частичной и полной ликвидации.

Общая схема документооборота отражает движение основных средств с момента принятия к учету, задания алгоритма амортизации. Также есть функционал перемещения ОС, сдачи в аренду, возврата от арендодателя, инвентаризации, регистрации наработок. Завершает работу подготовка к передаче, списанию, включая реализацию активов.

Налоговый учет

Программный комплекс одинаково подходит для ведения учета по ставкам НДС 20%, 10%, 0% и по деятельности, не облагаемой налогом на добавочную стоимость. При этом возможна одновременная с несколькими юридическими лицами, работающими по разным системам налогообложения. Такой подход упрощает ведение бухгалтерского, налогового учета, формирование отчетности.

Программы 1С:ERP придерживаются принципов:

• бухучет ведется независимо по каждой организации;
• обеспечивается сопоставимость данных учета на основании рабочего плана счетов;
• суммовые, количественные показатели целиком равны при отсутствии объективных причин расхождения.

Номенклатура, документы прихода-расхода передаются между предприятиями без изменений. Это снижает трудозатраты, исключает риски появления «механических» ошибок при вводе данных. Все хозяйственные операции, совершенные до передачи активов, сохраняются в неизменном виде, что упрощает проверки в случае обнаружения недочетов.

Для оперативного выявления ошибок служит специальные отчеты. Первичное обучение проводится еще на этапе внедрения, но система достаточно проста, чтобы легко разобраться в учете налогов на добавленную стоимость, имущество, транспорт, другие активы предприятия.

К кому обратиться за внедрением системы?

Компания «Мистер Чек» оказывает квалифицированные услуги по проектированию, внедрению, обслуживанию программ для учета, контроля, управления бизнес-процессами. Специалисты имеют сертификаты, подтверждающие владение платформой 1С (статус 1С-Франчайзи у фирмы). Клиенты получают программные решения по единым стандартам разработчика.

Преимущества:

• соблюдаем согласованные сроки, берем ответственность на себя за срыв;
• планируем внедрение по этапам, четко следуем предложенному плану;
• работаем командой, поэтому легко находим специалиста на каждую задачу.

Опыт обслуживания систем ERP, SCM, CRM, EAM, ECM, АСУТП с 2015 г. Беремся за интеграцию независимо от сложности проекта, работаем даже с редким оборудованием, программами. Клиенты регулярно возвращаются с новыми заказами, рекомендуют нас своим коллегам. После внедрения информационных систем часто остаются на абонентском обслуживании.

Мы сразу выстраиваем открытые партнерские отношения, поэтому работать с нашей командой легко. И подходим к решению задач с акцентом на реальных задачах, проблем бизнеса, на которых заостряет внимание клиент. Постоянный обмен информацией, идеями помогает реализовывать все проекты с максимальной эффективностью.