Автоматизация управления персоналом и расчета заработной платы

Персонал – важный экономический ресурс. Часто эффективность предприятия зависит от умения распорядиться им. Поэтому автоматизации управления персоналом рекомендуется уделять особое внимание. Важно построить систему по привлечению, выявлению, удержанию специалистов. А это возможно только путем внедрения учета качества вместе с количественными показателями.

Что дает автоматизация управления персоналом

Системы ERP включают модули Human Resource Management, которые нужны для обработки всех аспектов «жизни» каждого сотрудника предприятия. И это не только автоматизация сбора бумаг и заполнения бланков. Без специализированной программы HR-менеджеры вынуждены выполнять массу рутинных действий, отнимающих рабочее время. Компании даже с парой сотен сотрудников сложно держать «руку на пульсе».

Признаки необходимости внедрения системы управления персоналом:

• большая численность штата, постоянная нагрузка по привлечению специалистов;
• многокомпонентная система начисления заработной платы;
• наличие территориально распределенных филиалов, отделов, офисов;
• акцент на найме высококвалифицированных людей.

Задача программного комплекса – упорядочить расчеты, учет операций, связанных с управлением персоналом. Плюс снизить потери от увольнения сотрудников, поиска новых специалистов. Первое дает очевидный эффект сразу. Все-таки внедрение единой базы гарантирует корректность расчетов больше ручного труда. Заодно повышается оперативность работы, появляется возможность быстро составлять аналитические отчеты, вести непрерывный сбор статистической информации.

Виды кадровых систем (HRM)

Стоимость замены всего одного человека способа достигать 30-150% его годового оклада. Зачастую дешевле удерживать действующих сотрудников, но для этого нужен инструмент – система ERP. Из нее руководитель предприятия получит вводные на разработку кадровой стратегии. При этом будут учитываться показатели каждого специалиста, отдела, компании в целом, в том числе и участие любого человека в общем деле.

Системы HRM условно делятся на группы:

• первый уровень – обеспечивают автоматический расчет заработной платы, из-за этого круг пользователей ограничен бухгалтерией;
• второй уровень – добавлен функционал по кадровому учету, возможность редактирования по индивидуальному техническому заданию;
• третий уровень – прогрессивные решения с реализацией программ обучения, составления «портретов» идеальных сотрудников, проведения аттестации.

Последний вариант программ для управления персоналом удобнее, если они интегрированный в единый комплекс ERP. Тогда компания-заказчик получает эффективный инструмент для создания программы развития, контроля ее реализации, отчетности по отдельным периодам. Программный модуль в этом случае содержит шесть функциональных блоков, которые охватывают три уровня – операционный, пользовательский, стратегический.

Отдельные программы обычно недостаточно эффективны. Например, обеспечивают только расчеты заработной платы, командировочных, премий, оформление нарядов на выполнение работ. Или дают составлять штатное расписание, кадровую отчетность, учитывать отпуска, больничные, вести дела сотрудников. При комплексной автоматизации учета персонала внедряется управление мотивацией, аттестацией, оценка профессиональной пригодности.

Подготовка к внедрению

Повышение эффективности работы кадровой службы положительно сказывается на работе фирмы в целом. Возрастает динамика обработки резюме, заполнения документации. Поэтому подготовка к созданию единого информационного пространства должна проводиться комплексно, с учетом всех регламентных операций. Плюс к этому изучаются бизнес-процессы компании, соответствие рынку и пожелания владельца-руководителя.

Перед разработкой плана автоматизации рекомендуется ответить на вопросы:

• внедрение системы ERP вызвано реальной потребностью или погоней за модой;
• позволит ли программный комплекс решить существующие проблемы;
• каковы цели проекта, звучат ли они конкретно и позволяют ли получить представление по требуемым функциональным возможностям;
• поддерживает ли идею внедрения высшее руководство и готово ли оно выделить бюджет на реализацию проекта;
• подготовлено ли предварительное техническое задание с перечнем функций, без которых не обойтись на первых порах.

Последнее означает, что заказчику рекомендуется сразу уточнять такие моменты, как русификацию интерфейса, поддержку в ПО трудового, налогового законодательства РФ с учетом организационно-правовой формы предприятия. Часто приходится выстраивать последовательность внедрения, такой подход позволяет начать тестировать систему задолго до полного завершения процесса интеграции ЕРП.

Почему выгоднее внедрять ERP

Работа с автономными программами HRM имеет существенный недостаток – отсутствует полная взаимосвязь с другими подразделениями. Руководитель не получает оперативных данных по всем направлениям, потому отчеты разрозненны, а объединение занимает время. При внедрении ЕРП эти недостатки устраняются. Разные модули работают в едином информационном пространстве, за счет чего затраты на персонал становятся более контролируемыми.

Использование ERP для автоматизации расчета заработной платы дает преимущества:

• упрощается обновление системы по мере изменений законодательства;
• снижаются затраты труда и времени на формирование отчетности;
• одновременно автоматизируется работа всех подразделений.

При наличии данных по эффективности действующих сотрудников фирмы проще спрогнозировать потребность в новых. Отдел кадров начинает поиск своевременно, что снижает риски провалов производства, продаж из-за временного отсутствия специалистов. Подобные ситуации характерны для программ первого и второго уровня.

Преимущества пакетных решений

Внедрение комплексного продукта на замену простых систем расчета заработной платы довольно затратное по деньгам, времени. Поэтому подходить к планированию рекомендуется тщательно, с анализом вероятных рисков и возможностей. Выгоды от автоматизации должны преобладать над недостатками.

Преимущества пакетных решений:

• программный комплекс сразу имеет разносторонний функционал;
• достаточно адаптировать стандартные модули под реальные потребности предприятия;
• готовые платформы обычно избавлены от множества мелких недочетов.

Последние часто встречаются в индивидуальных разработках, которые пишут буквально с нуля. На этапе составления ТЗ сложно предусмотреть все детали, поэтому намного проще отталкиваться от уже готовой платформы. В ней есть масса функций, которые остается лишь модернизировать под потребности предприятия.

К кому обратиться за автоматизацией управления персоналом?

Компания «Мистер Чек» – команда сертифицированных фирмой 1С специалистов. Берем в работу проекты от планирования и разработки до внедрения, обучения персонала и сопровождения. Статус 1С-Франчайзи гарантирует клиентам соответствие услуг стандартам разработчика от качества ПО до сроков исполнения.

Наши клиенты ценят:

• несем ответственность за несоблюдение согласованных сроков по договору;
• предлагаем услуги команды с опытом внедрения с 2015 года;
• автоматизируем все виды учета на предприятии.

В том числе управление персоналом и расчет заработной платы. Имеется опыт обслуживания таких систем как ERP, SCM, CRM, EAM, ECM, АСУТП. Мы готовы сотрудничать с клиентом независимо от региона (работаем по всей территории России). И предлагаем актуальные программные решения для учета, контроля, управления предприятием.

Критерием качества считаем факт, что клиенты возвращаются с новыми проектами, рекомендуют сотрудничество с нами своим партнерам. Мы предлагаем открытое общение, обмен опытом, из-за чего и получается быстро вникнуть в задачи, подготовить эффективный план действий, предлагаем перестройку бизнес-процессов. И готовы отреагировать на обратные предложения.