Автоматизация управления закупками

Закупки оборудования, сырья, расходных материалов должны проводиться в полном соответствии реальных потребностей предприятия. При этом нужно учитывать ранее приобретенные запасы, их пригодность для реализации бизнес-процессов. Потребность организации в таких затратах обычно включается в прогноз последующих периодов.

Что дает автоматизация управления закупками

Заметно упрощает процесс управления запасами специализированное программное обеспечение вроде 1С: ERP Управление предприятием с установленными модулями анализа и автоматизации закупок. Чем крупнее предприятие, тем важнее наладить оперативный контроль с возможностью планирования, контроля текущего производства, продаж, заказов покупателей.

Основные функции программы по закупкам:

• выбор поставщиков с подходящими условиями (на основе анализа цен и условий);
• оформление заказов на поставки в зависимости от реальных потребностей с контролем над своевременным исполнением заявок;
• регистрация договоров, анализ их исполнения с учетом номенклатуры, сроков и ее объемов относительно указанных условий;
• фиксация выявленных расхождений фактического поступления-расходования с договорами и другими документами;
• анализ потребности в объемах товарных запасов, сырья, расходных материалов;
• планирование динамики закупок по потребностям, собственным резервам и возможностям производства;
• составление графиков платежей за поставки, отгрузки товара согласно зарегистрированным контрактам.

Государственные, муниципальные предприятия, приравненные к ним юридические лица, работают с программными комплексами класса ERP в качестве вспомогательного инструмента. Инструмент помогает анализировать существующие потребности, автоматизировать процесс контроля расхода имеющихся товарных запасов. Непосредственно закупки осуществляются по требованиям федерального законодательства через Единую информационную систему.

В любом случае программа ЕРП помогает эффективно отслеживать исполнение контрактов, дает возможность своевременно выявить расхождения и скорректировать дальнейшие планы, изменить объемы поставок. На основании анализа заключаются дополнительные соглашения, расторгаются договора с контрагентами, которые систематически приводят к срыву производства, торговли.

Преимущества внедрения программы ERP

Переход на комплексную автоматизацию дает возможность построить единое цифровое пространство внутри предприятия, в котором учет ведется как в целом по организации, так и в разрезе отдельных подразделений и даже сотрудников. В системе ERP на каждую операцию легко назначить ответственное лицо, делегировать полномочия, контролировать в автоматическом режиме согласно заранее определенным сценариям.

С точки зрения закупок ЕРП дает преимущества:

• автоматизированный подбор поставщиков – снижается риск ошибок, преднамеренных или «механических», связанных с человеческим фактором;
• «фоновый» мониторинг цен по указанным группам товаров – осуществляется без участия людей, не приходится тратить время на сбор данных, анализ;
• составление графиков поставки товаров, выполнения услуг – на основании фактической загрузки сотрудников, оборудования, наличия сырья, расходных материалов;
• формирование пакета документов – от оплаты выставленных счетов до отчета по результату завершенных контрактов.

Персонал задействован в перечисленных операциях исключительно на уровне внесения входящих документов (первички), а остальные операции программа проводит самостоятельно. Главное, перед полным переходом на ЕРП грамотно настроить функционал и внести параметры учета деятельности предприятия.

Взаимодействие с поставщиками

Коммерческие организации свободно реализуют весь функционал программного обеспечения ERP. Такая система позволяет автоматически подбирать поставщиков на базе анализа нескольких критериев. Обосновывать проведение закупочных мероприятий таким фирмам не требуется, так что решение принимается исходя из внутренних финансовых показателей.

Параметры, влияющие на выбор поставщика для закупок:

• цены на конкретную номенклатуру товаров, услуг, которая ранее была внесена в базу;
• добросовестность исполнения контрактов по срокам, графику поставок, наличию штрафов (или их отсутствию);
• удобство заключения договоров благодаря типовой форме бланков, загруженных в базу;
• возможность автоматического формирования платежных документов, подготовки отчетов по кредитной, дебиторской задолженности.

Сюда же относится функционал по документам о возврате товара, корректировке объема поставок по результатам приемки результатов уже проведенных операций. Большинство процессов целиком автоматизировано, пользователю достаточно своевременно вносить новую номенклатуру, договора, включая первичные документы – товарные накладные, акты приема-сдачи, различные ведомости.

Контроль бюджета

Руководителя, владельца компании часто интересует, в первую очередь, соблюдение бюджета на конкретный период. Это важно для соблюдения законности деятельности предприятия, ведь график платежей включает не только расчеты с контрагентами, а и заработные платы сотрудникам, налоги, взносы во внебюджетные фонды, оплату по кредитным обязательствам.

Варианты автоматизации:

• интеграция программы ERP с системой электронного бюджетирования;
• ручное внесение сведений по средствам, имеющимся в распоряжении организации.

Второй способ востребован лишь при поэтапном внедрении автоматизации, когда специалисты еще работают над подключением других модулей. Если оставить ручной функционал внесения сведений по финансовым потокам, придется регулярно задействовать дополнительные силы на контрольные проверки правильности заполнения документов, корректировку. От этих изначальных цифр могут «поплыть» все планы.

Иные возможности

Помимо основных, уже перечисленных функций, программы 1С: ERP Управление предприятием включают массу дополнительных возможностей. Например, раздельное ведение учета импортных товаров и продукции, купленной на внутреннем рынке. Или прием товаров на комиссию с полным циклом обработки данных – от информации о комитентах и расчета комиссионных вознаграждений до регистрации счетов-фактур, возврата товара.

В отношении закупок система автоматизирует:

• финансовый мониторинг на основании кодов расходуемых средств – позволяет ограничить затраты с определенных счетов;
• использование имеющихся в базе бланков договоров – минимизируется время на составление документов;
• контроль закрытия договоров по факту полного исполнения, расторжения – возможность своевременно начать работу над заключением новых контрактов.

К кому обратиться за автоматизацией закупок?

Компания «Мистер Чек» является ИТ-интегратором программного обеспечения на платформе 1С. Наши специалисты сертифицированы по разработке и внедрению, а сама фирма имеет статус «1С-Франчайзи». Это подтверждает квалификацию, высокий уровень качества услуг. И обеспечивает соблюдение сроков.

Наши клиенты ценят:

• обслуживаем предприятия своими силами, без подрядчиков;
• учитываем специфику бизнеса, внутренние стандарты;
• беремся даже за сложные случаи интеграции.

При разработке плана внедрения сохраняем ранее принятые бизнес-процессы, если они эффективны и приносят прибыль. Предлагаемые продукты лишь упрощают работу, принятие управленческих и оперативных решений. С 2015 года нашей команде приходилось обслуживать комплексы на базе ERP, SCM, CRM, EAM, ECM, АСУТП систем, поэтому клиенты получают поддержку специалистов с высокой квалификацией.

Работаем с фирмами любого направления, включая заказы по автоматизации управления закупками. При этом учитываем изменения действующего законодательства, особенности работы с органами власти федерального, регионального, муниципального значения (по закупочной деятельности). И предоставляем клиенту завершенный продукт, с обучением персонала, сопровождением.