Онлайн-касса – это контрольно-кассовая техника с фискальным накопителем, автоматически отправляющим данные о совершённых предпринимателем финансовых операциях в ФНС. Сохранённая информация сначала передаётся оператору фискальных данных, а оттуда в ФНС. Это облегчает работу ФНС и позволяет сократить количество налоговых проверок – проверять будут только тех, чьи сведения вызовут подозрения, а не всех подряд. Использование онлайн-касс увеличивает прозрачность и защищённость потребителя от продукции ненадлежащего качества, способствуют выходу бизнеса из тени.
C 2016 года Россия переходит на полное использование онлайн-касс, начиная с крупного и среднего бизнеса, и с 1 июля 2021 года на них перешли индивидуальные предприниматели.
54-ФЗ и онлайн-кассы для ИП
Правила применения контрольно-кассовой техники, порядок её внедрения, ведения документации определены Федеральным законом "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (54-ФЗ).
Согласно 54-ФЗ, все ИП должны использовать онлайн-кассы, вне зависимости от схемы налогообложения, включая УСН – упрощённую схему налогообложения и патентную систему налогообложения.
Полный список исключений содержится в ст. 2 54-ФЗ.
К ним относятся:
- ИП, работающие через «Налог на профессиональный доход» и приложение «Мой налог», из которого печатают чеки при оказании услуг клиентам;
- работа в отдалённой и труднодоступной местности;
- ряд сфер, выделенных отдельно в п. 2 и 2.1 ст. 2 54-ФЗ.
Какие важные элементы есть в онлайн-кассах?
Фискальный накопитель
Основной элемент онлайн-кассы, обеспечивающий шифрование данных и пересылку их в ФНС. Это модуль памяти, сохраняющий данные обо всех совершённых операциях и защищающий их попыток внести изменения.
Они пришли на смену ЭКЛЗ, которые выполняли те же функции, но не могли передавать данные и каждый год их приходилось отвозить в налоговую для снятия данных с чипа.
Срок использования одного фискального накопителя ограничен и может составлять 13, 15 или 36 месяцев. Однако, при большом количестве клиентов, объём памяти накопителя может закончиться раньше этого срока, и тогда его придётся заменить. Также, существуют ограничения, связанные с родом деятельности, например, для торговли подакцизными товарами можно брать только наполнитель на 13 или 15 месяцев, а при оказании услуг – на 36 месяцев, поэтому перед покупкой фискального наполнителя необходимо проверить, какой именно нужно взять.
Фискальные накопители в ККТ необходимо заменять по мере истечения срока их работы или заполнения памяти. Этот процесс осуществляется сертифицированными техниками сервисного центра или самостоятельно, но при этом необходимо соблюдать процедуру, установленную вашим ОФД.
Печать чеков
Второй важный элемент кассового аппарата. Модули печатают чеки с разной скоростью. Высокая скорость печати важна для работы торговых точек с высокой проходимостью, а для небольших магазинов можно взять более дешёвую модель.
Чековые ленты имеют много вариантов ширины, но недостатка расходного материала нестандартной ширины можно не бояться. Более широкая чековая лента расходуется медленнее узкой, и на ней можно напечатать больше дополнительной информации, например, о рекламных акциях, программах лояльности или QR-код для перехода на сайт магазина.
Подключение к интернету
Касса может быть соединена с ФНС посредством проводного соединения Ethernet, по Wi-fi или по мобильной сети. Проводное соединение самое стабильное и надёжное, но лишённое мобильности. Подойдет для стационарных торговых точек, в которых достаточно места для подключения кассы к сети.
Беспроводное соединение Wi-Fi отличается менее стабильным сигналом, однако, является хорошим универсальным вариантом, допускающим определённую степень мобильности.
Подключение через мобильные сети идеально подойдёт для самых компактных моделей, которые используют курьеры и службы доставки.
Питание
Онлайн-кассы могут работать как от источника питания, так и от аккумулятора. Первый вариант подходит стационарным торговым точкам, а второй – в случаях, когда нужна мобильность.
Типы онлайн-касс
В понятие онлайн-касса входит несколько типов контрольно-кассовой техники, которые отличаются функционалом и лучше подходят для того или иного конкретного случая.
Фискальный регистратор
Самая простая модель. Состоит только из фискального накопителя и чекового принтера. Могут только отправлять данные в ОФД и печатать чеки. Не имеет кнопок, дисплея и не может самостоятельно производить какие-либо операции. Нуждается в подключении к компьютеру или терминалу с установленным кассовым ПО или включении в полноценную систему кассового оборудования. В последнем случае фискальные регистраторы показывают себя с наилучшей стороны.
Позволяет настраивать ассортимент, добавлять или менять товары непосредственно через товароучётное ПО, а также сразу же следить за товарооборотом.
При выборе фискального регистратора стоит обратить внимание на скорость печати и наличие отрезчика чеков – при большой проходимости эти два параметра способны увеличить продуктивность работы кассира и скорость обслуживания клиентов.
Автономная касса
Ещё одна простая в использовании модель.
В отличие от фискального регистратора имеет полноценный пользовательский интерфейс, с дисплеем и кнопками, а также позволяет проводить простые кассовые операции. Работает от аккумулятора и обладает встроенным модемом или Wi-Fi адаптером.
Главный недостаток – ограниченность функционала. Внутренняя память таких устройств не отличается большим размером, добавлять и менять товары и товарные предложения можно только подключившись к компьютеру с помощью специального ПО.
Многие модели автономных касс не могут работать с маркированными товарами, поэтому, с учётом роста количества категорий товаров с обязательной маркировкой, выбирать автономную кассу стоит особенно тщательно.
Таким образом, автономные кассы могут использоваться компаниями с очень ограниченным ассортиментом.
Мобильная касса
По принципу работы может быть ближе к фискальному регистратору или автономной кассе, в зависимости от конкретной модели. Работает от аккумулятора, может иметь запасные или функцию зарядки от пауер-банка. К интернету подключается через встроенный Wi-Fi адаптер или модем с сим-картой.
Основная сфера применения мобильных касс – выездная торговля, службы доставки.
Смарт-терминал
Смарт-терминал — это высокотехнологичный универсальный инструмент малого и среднего бизнеса. Представляет собой полноценное рабочее место, объединяя кассовый аппарат и компьютер с товароучётным и кассовым ПО. Самый современный вариант онлайн-кассы.
Облачный сервис
Облачный сервис — это способ использования онлайн-кассы без непосредственной покупки ККТ, аренда кассы в облачном сервисе ОФД и работа с ней через интернет.
Такой вариант используют онлайн-магазины, транспортные компании, службы доставки, такси, сфера ЖКХ и владельцы вендинговых автоматов.
Электронная подпись
Перед покупкой ККТ необходимо получить электронную подпись, потому что без неё нельзя полностью соблюдать фз 54-ФЗ, в котором напрямую не говорится о необходимости получение КЭП, но дистанционный обмен данными с ФНС подразумевает её наличие.
Электронная подпись – это зашифрованный сложный пароль с высокой степенью защиты от фальсификаций, являющийся эквивалентом обычной подписи. По степени защиты делятся на простые электронные подписи (ПЭП), неквалифицированные электронные подписи (НЭП) и квалифицированные электронные подписи (КЭП). Последние обладают наивысшим уровнем защиты и используются для взаимодействия с госструктурами. Именно такую подпись необходимо получить.
С помощью электронной подписи можно дистанционно совершать множество действий:
- подписывать электронную документацию;
- подавать налоговую и иную отчётность дистанционно;
- участвовать в торгах и госзакупках;
- работать с системой ЕГАИС;
- работать с данными из государственных информационных систем.
Для получения электронной подписи необходимо подать заявление и пакет документов в аккредитованный Министерством связи центр.
Программное обеспечение онлайн-касс
Для начала работы с КТТ необходимо загрузить базу номенклатуры, которая будет содержать всю информацию о товарах. Наиболее сложным этот процесс является при работе с автономными кассами, ввиду их ограниченного функционала. Потребуется специальное вспомогательное ПО, с такой задачей лучше всего обратиться в сервисный центр.Фискальному регистратору не требуется загрузка номенклатуры, как так он получает данные непосредственно из базы товароучётной программы.
Смарт-терминал поддерживает функции загрузки товаров вручную, в том числе по сканированию штрихкода, а также загрузку из файла.
Смарт-терминалы и мобильные кассы, будучи портативными компьютерами, могут использовать широкий выбор специального ПО для учёта и аналитики.
Периферия
Помимо онлайн-кассы можно подключить и другие устройства, сформировав рабочее место кассира, подходящее ситуации.
Кроме компьютера с установленным товароучётным ПО, это может быть сканер штрих-кодов, платёжный терминал, кассовый ящик.
Что такое ОФД и зачем он нужен
Оператор фискальных данных – это специальное юридическое лицо, промежуточное звено между предпринимателем и налоговой службой. Он ежедневно передаёт данные о совершённых операциях в ФНС, а также хранит их на своих серверах в течение 5 лет.
Также, ОФД предлагают различные дополнительные услуги, например, расчёт среднего чека, отслеживание открытия и закрытия смен, сбор аналитических данных по продажам и спросу, расчёт налогов и взносов, подготовка отчётности к сдаче. Они облегчают работу предпринимателя и помогают развивать бизнес.
Как выбрать онлайн-кассу?
Благодаря разнообразию на рынке каждый индивидуальный предприниматель может найти кассовый аппарат точно под свои нужды. Оцените свои потребности, объём бизнеса, необходимость работы с маркированными товарами
Вам нужен только кассовый аппарат? Кассовый аппарат и терминал оплаты? Или кассу нужно интегрировать в уже готовую систему? Понадобится ли кассиру другая вспомогательная аппаратура? Как много клиентов каждый день?
А если это всё покажется сложным, менеджеры интернет-магазина Mr. Check всегда могут Вам помочь с выбором онлайн-кассы и ответят на все Ваши вопросы, чтобы Ваш бизнес работал, как часы и развивался!
