Основные изменения в работе с машиночитаемыми доверенностями в 2025 году

Новые требования к статистической отчетности и МЧД

С 2025 года вступили в силу обновленные правила предоставления статистической отчетности в Росстат. Эти изменения затронули как перечень обязательных реквизитов, так и сам формат машиночитаемых доверенностей (МЧД). Рассмотрим детально, как теперь организован процесс работы с электронными доверенностями.

Поэтапное внедрение обязательного использования МЧД

В текущем году был реализован многоступенчатый переход на обязательное применение машиночитаемых доверенностей при сдаче первичной статистической отчетности:

• Первый этап (с 1 мая 2025 года) - требование распространялось исключительно на филиалы и представительства юридических лиц (за исключением иностранных компаний). На этом этапе не принимались доверенности с правом передоверия.
• Второй этап (с 1 июня 2025 года) - обязательное использование МЧД расширили на все юридические лица, а не только их обособленные подразделения.
• Третий этап (запланирован с 1 августа 2025 года) - предполагается распространение требования на индивидуальных предпринимателей, иностранные компании (если будет отменено действующее исключение), некоммерческие организации и другие формы бизнеса.

Важное обновление: 30-31 мая 2025 года была выпущена новая версия Системы сбора отчетности Росстата, которая теперь поддерживает работу с МЧД, включая доверенности с правом передоверия.

Изменения в порядке получения данных из реестра ФНС

С 1 июня 2025 года процедура получения информации о машиночитаемых доверенностях из реестра Федеральной налоговой службы была модифицирована. Теперь для запроса данных необходимо указывать ИНН доверенного лица. Это нововведение касается как доверенностей для межкорпоративного взаимодействия, так и для сдачи отчетности.

Были установлены три обязательных реквизита для работы с МЧД:

1. Уникальный идентификационный номер доверенности
2. ИНН доверителя (организации или ИП)
3. ИНН представителя (физического лица или организации)

Данные изменения направлены на повышение уровня защиты персональных данных и увеличение надежности электронного документооборота.

Сокращение перечня обязательных реквизитов в МЧД

Министерство цифрового развития России подготовило проект поправок, существенно изменяющих состав обязательных сведений в машиночитаемых доверенностях. Основные предлагаемые изменения включают:

• Исключение паспортных данных представителя из числа обязательных реквизитов
• Сохранение следующих данных о представителе: ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН
• Перенос сведений из документа, удостоверяющего личность, в раздел дополнительной информации

Также планируется изменить правила указания полномочий:

• Упразднение отдельного пункта с перечнем полномочий
• Указание названий полномочий вместе с соответствующими идентификаторами из классификатора
• В случае отсутствия идентификатора - текстовое описание в специальном пункте

Целью данных преобразований является приведение требований к МЧД в соответствие с действующим законодательством, включая Федеральный закон "Об электронной подписи", а также устранение избыточных сведений. Важно отметить, что электронная доверенность всегда используется в связке с квалифицированной электронной подписью, которая уже содержит ключевую информацию о ее владельце.

Новый формат машиночитаемых доверенностей 5.03

Введение обновленного стандарта

С 10 января 2025 года начал действовать новый формат электронных доверенностей версии 5.03. Согласно новым правилам, через телекоммуникационные каналы связи принимаются исключительно доверенности, оформленные по обновленному стандарту.

Ключевым нововведением формата 5.03 стало добавление специального поля для указания номера записи из федерального регистра сведений о населении. Это изменение связано с вступлением в силу Федерального закона от 08.08.2024 № 259-ФЗ, который предоставил физическим лицам (не являющимся ИП) право использовать в налоговых декларациях и иных документах либо ИНН, либо номер записи из федерального регистра.

Особенности перехода на новый формат

Для доверенностей предыдущих версий установлены следующие правила:

• Доверенности версий 5.01 и 5.02 продолжают действовать после введения нового формата, если они были представлены в налоговые органы ранее даты перехода.
• Отзыв электронных доверенностей любых версий (5.01, 5.02 или 5.03) теперь требует оформления заявления исключительно в формате 5.03.

Порядок оформления машиночитаемых доверенностей

Доступные форматы и способы создания

В настоящее время электронные доверенности можно создавать в нескольких стандартах:

Способы оформления МЧД

Создать машиночитаемую доверенность можно следующими способами:

1. Через официальный портал ФНС - позволяет оформить доверенности единой формы, МЧД с правом передоверия, а также документы для налоговых органов.
2. На специализированных порталах - таких как Госуслуги, ЕИС Закупки, ЕГАИС или "Честный ЗНАК".
3. У нотариуса - требуется личное присутствие руководителя или представителя. Обязательно для директоров, сведения о которых скрыты в ЕГРЮЛ, а также при оформлении доверенности с правом передоверия.
4. Через операторов ЭДО - с использованием специализированных онлайн-сервисов.
5. В программе 1С - функционал создания МЧД доступен в справочниках, списках, а также через встроенный модуль электронного документооборота.

Выбор конкретного способа оформления зависит от целей использования доверенности, предъявляемых к ней требований и статуса представителя.

Особые случаи применения МЧД

Нужна ли доверенность директору или ИП?

По общему правилу:

• Для директоров - доверенность не требуется, так как они действуют на основании устава. Исключения составляют случаи:
  • Представление интересов другого юридического лица
  • Сокрытие сведений о директоре в ЕГРЮЛ (требуется нотариальная МЧД)
  • Руководство филиалом
• Для индивидуальных предпринимателей - МЧД необходима только в случаях:
  • Передачи права сдачи отчетности представителю
  • Взаимодействия уполномоченного лица с Росстатом, ФНС или другими ведомствами через электронные системы
  • Участия сотрудника ИП в закупках или иных процедурах, требующих подтверждения полномочий

Коллективные доверенности и передоверие

Коллективные МЧД

Коллективная машиночитаемая доверенность позволяет одновременно наделить одинаковыми полномочиями нескольких сотрудников. Наиболее востребована в следующих ситуациях:

• Для группы бухгалтеров, сдающих отчетность
• Для сотрудников отдела закупок, работающих на электронных площадках

Особенности оформления:

• Указание данных всех представителей в реквизитах
• Единый список полномочий для всех уполномоченных лиц
• Возможность оформления через сервис ФНС, ЕИС Закупки или у нотариуса (при необходимости передоверия)

Важно учитывать, что не все информационные системы поддерживают коллективные МЧД. Например, Росстат принимает такие доверенности, в то время как некоторые торговые площадки могут отказать в их признании.

Доверенности с правом передоверия

МЧД с правом передоверия может быть выдана только руководителем компании. Такая возможность особенно востребована в следующих случаях:

• Болезнь или командировка основного представителя
• Сложные цепочки представительства в холдинговых структурах

Ключевые особенности оформления:

• Основная доверенность должна содержать явное разрешение на передоверие
• При передаче полномочий между юридическими лицами/ИП обе доверенности оформляются через электронные сервисы без нотариуса
• Передоверие физическим лицам требует обязательного нотариального заверения
• Срок действия передоверия не может превышать срок основной доверенности

Машиночитаемые доверенности представляют собой гибкий инструмент электронного взаимодействия, однако их применение требует четкого понимания статуса представителя и целей использования. Коллективные доверенности и механизм передоверия значительно расширяют возможности бизнеса, но одновременно накладывают дополнительные требования к оформлению и использованию таких документов.