Автоматизация бизнес-процессов (BPA) – это технология, которая помогает организациям уделять больше времени важной работе. BPA автоматизирует повторяющиеся повседневные действия, перекладывая ответственность за выполнение задачи с человека на машину.
BPA может помочь вашей команде:
- Сократить время, необходимое для выполнения повседневных операций.
- Быстрее принимать обоснованные решения.
- Устранить узкие места в процессе, которые отнимают время и доход.
- Снизить регуляторные риски.
- Ускорить общую цифровую трансформацию, отказавшись от бумажных документов
От продаж до человеческих ресурсов
Автоматизация процессов может иметь огромное влияние на все аспекты вашей организации. Представьте себе представителя отдела кадров, который тратит не менее часа каждый день, вручную подсчитывая запросы сотрудников на отпуск и готовя документы для старшего менеджера. Дополнительное время уходит на повторные письма менеджерам, которые еще не ответили на вчерашние запросы. Наконец, они, вручную, обновляют электронную таблицу, показывая прогресс каждой отправки, напоминая себе, с кем еще раз связаться на следующий день.
Автоматизация может помочь вашей команде превратить подобные действия в более эффективные и быстрые рабочие процессы. Вместо того чтобы тащиться через устаревшие и архаичные процессы, вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи, чтобы навсегда избавиться от занятой работы.
Автоматизация бизнес-процессов может помочь вашей команде справиться с непреодолимой тяжестью бесконечного списка дел. Автоматизируя многие повторяющиеся задачи, вы можете высвободить больше времени в день для основных видов деятельности, приносящих доход, таких как развитие бизнеса, привлечение потенциальных клиентов и налаживание отношений. Обратите внимание на эти обычные занятия, отнимающие много времени:
- Частые и повторяющиеся задачи.
- Копирование и вставка данных между системами.
- Ручные формы или приложения.
- Составление отчетов.
- Планирование охвата продаж.
Хотя автоматизация – мощный инструмент, есть некоторые процессы, которые просто не соответствуют требованиям. Например, любые обновления вашего клиентского опыта должны сделать процесс более быстрым и удобным.
Частота – еще один важный фактор
Некоторые процессы могут занимать много времени, но если они выполняются нечасто, они не подходят для автоматизации. Вы хотите выбрать процессы, которые значительно сэкономят время в течение каждого рабочего дня, в отличие от процессов, выполняемых только раз в квартал.
Как начать автоматизировать бизнес-процессы?
Теперь, когда вы вооружены списком отличных идей автоматизации, пришло время подумать, как лучше всего их реализовать. BPA не может быть разговором за дверями зала заседаний. Внедрение новой технологии требует взаимодействия всех заинтересованных сторон в организации, включая самих сотрудников, ответственных за выполнение задачи.
Какие задачи занимают больше всего времени? Какие узкие места в производительности мешают сотрудникам переключаться на более важные рабочие функции?
Запланируйте интервью с другими членами команды, чтобы определить задачи, наиболее подходящие для автоматизации. В некоторых случаях может помочь незаметно понаблюдать за их движениями в течение дня. Уделите особое внимание задачам, отвечающим следующим критериям:
- Уровень обработки данных: требует ли задача манипулирования или обработки данных? Например, сотрудник тратит час, просто перетаскивая числа и данные с внутреннего портала в электронную таблицу.
- Степень повторяемости: это задача, которая требует каждый раз одних и тех же точных шагов? Задачи с простыми правилами идеально подходят для перехода к автоматизации.
- Пользовательский опыт: это задача, в которой вы можете создать более мощный пользовательский интерфейс, переложив ответственность на клиента? Например, онлайн-портал, на котором клиент может заполнить собственное заявление, делает его более удобным и доступным, а также экономит время для вашей команды.
- Допустимая погрешность: знаете ли вы, что 90% электронных таблиц содержат ошибки? У некоторых задач меньше возможностей для ошибок. Например, необходимость повторного ввода номера социального страхования клиента в разные базы данных имеет решающее значение для ведения точных записей – он должен быть правильным в 100% случаев.
