Автоматизация управления затратами и расчета себестоимости

Бухгалтерский учет не дает возможно понимать, как именно формируется себестоимость продукции, он фиксирует затраты, но не распределяет их по направлениям бизнеса или подразделениям. Банк никогда не знает, сколько фактически стоит обработка одного платежа, а торговое предприятие – сколько средств потрачено на закрытие конкретной сделки и какие продажи дались дешевле остальных, если не использует другие методики анализа коммерческой деятельности. Методы управления затратами, реализованные в ERP-системах, оказываются тем решением, которое помогает оптимизировать бизнес, выявить наиболее успешные подразделения и сократить непроизводительные расходы.

Необходимость в управлении затратами

Контроллинг или система наблюдения над всеми аспектами работы менеджмента, позволяющий сделать более эффективными – термин, пришедший из зарубежной системы управления финансами. Он позволяет четко проводить классификацию затрат, сокращать те статьи бюджета, которые не ведут к росту прибыли и финансировать те проекты, которые оказываются успешными. Для предприятий, которые занимаются не только торговлей, но создают и развивают новые проекты, активно инвестируют, дополнительно встает задача управления стоимостью и структурой капитала.

Четкое понимает стоимости денег и реальных затрат, направляемых на производство продукции или оказание услуг, позволит снизить и производственные, и административные затраты. Встроенные аналитические решения позволят получить ответ на любой вопрос руководства, связанный с уровнем расходов.

Стандартные и автоматизированные решения

В большинстве случаев малый бизнес решает задачи расчета себестоимости и управления затратами производства при помощи ресурсов Excel, встроенные туда алгоритмы дают возможность проводить анализ затрат и генерировать отчеты по многим показателям. Но с выходом предприятия на новый уровень достаточная для решения его задач модель управления рисками вынуждает перенести решение проблема с персонала на автоматизированную систему. Она решает задачи:

• классификации затрат;
• управления изменениями;
• управления запасами.

ERP-система распределит понесенные расходы на себестоимость продукции, выявит места, требующие изменений, избыточные затраты или перегруженные бизнес-процессы.

Решения ERP на базе 1С

Внедряемые решения по управлению затратами предприятия и расчету себестоимости, внедряемые на основе 1С и корреспондирующие с бухгалтерскими программами, уже установленными на предприятии, становятся средством снизить трудовые, временные, финансовые ресурсы, так как большинство видов затрат и классификатор цен и продукции уже создан для программ бухгалтерского учета.

Расчет себестоимости в ERP-системе становится необходимым при планировании крупных проектов строительства или обновления производства, но он нужен и для текущей работы небольшого производственного предприятия, в ситуациях, когда обнаружены статьи расходов, требующие ручной настройки распределения. Возможности ERP системы решают большинство задач планирования затрат, даже тогда, когда затраты оказываются непредвиденными и бухгалтерией не выбрано ни одно направление распределения статьи расходов. Это:

• учет, автоматическое или ручное распределение затрат, занесенных в номенклатуру предприятия;
• распределение расходов по статьям утвержденных бюджетов компании и подразделений;
• формирование статей активов и пассивов баланса, ERP сделает это точнее, чем бухгалтерские программы;
• распределение расходов, как вручную, так и автоматически, на финансовый учет предприятия.

Распределение расходов и предварительный расчет себестоимости в ERP покажет, сколько средств будет в действительности направлено на создание новой продукции, механизмы анализа дадут рекомендации, как снизить итоговую стоимость изделия.

Программа способна распределить расходы на группы:

• расходы, формирующие себестоимость производимой продукции. Автоматизация расчета себестоимости облегчит понимание, как именно планировать финансовые ресурсы и какие средства компания должна держать в резерве для исключения риска кассовых разрывов;
• относимые на стоимость оборотных активов, программа покажет, сколько фактически стоит предприятию покупка и хранение таких активов;
• расходы, формирующие стоимость внеоборотных активов – создаваемых основных средств и нематериальных активов, затраты на капитальное строительство и проведение НИОКР.
• расходы, формирующие финансовый результат – административные, относимые на деятельность центров финансовой ответственности.

Классификация затрат по группам может осуществляться по любой модели, действующей на предприятии.

Организация управления затратами

В программном продукте реализован ряд методов управления затратами, позволяющих повысить эффективность расходов компании. Помимо классических калькулирования и калькуляции задачу анализа решает распределение информации по базам – подразделам системы:

• себестоимость;
• выручка;
• прибыль;
• прямые производственные затраты.

В рамках каждой базы производится аналитика расходов, которая является самостоятельным методом управления ими. Отчеты могут генерироваться по направлениям:

• по конкретному подразделению, центру затрат или центру финансового результата;
• по направлению деятельности или виду бизнеса организации. Такой анализ дает понять, какой из видов деятельности оказывается наиболее прибыльным;
• по непредвиденным расходам – убыткам и претензиям. Здесь можно увидеть, деятельность какой службы в организации связана с финансовым ущербом;
• по заказу клиента. Отчет покажет реальную себестоимость выполнения заказа клиента со всеми производственными, маркетинговыми, транспортными расходами, затраченными трудовыми и иными ресурсами;
• по объекту основных средств. Программа вычислит сколько реально стоит создание, эксплуатация и ремонт объекта недвижимости или оборудования.

По требованию клиента допустима настройка анализа в двух плоскостях, например, одновременно рассматриваются затраты по разделам Претензии клиентов и Гарантийные ремонты. В рамках настройки оборудования можно предложить решение любых задач учета расходов – от поддержания работоспособности информационной системы до обслуживания оргтехники. Программа совместима со всеми модулями 1С, от Документооборота до Казначейства. При необходимости настраивается система учета расходов и формирования себестоимости, созданная на основе стандартов МСФО, что необходимо для компаний с иностранными инвестициями.

Работа с ERP-системой не сложна, если специалист уже сталкивается с программными продуктами 1С, дополнительное обучение не потребуется. Отчеты, если их форматы заданы при настройке, формируются несколькими нажатиями клавиши мыши, что делает удобным пользование программой не только для финансистов, но и для руководителей. Для сохранения коммерческой тайны настраиваются различные уровни доступа для сотрудников и системных администраторов.

Эффективное управление затратами – основной результат внедрения ERP-системы. Понимая, какие ресурсы уходят на решение тех или иных задач можно перенастроить бизнес-процессы организации, что общий уровень расходов снизить на 10-20%, а прибыль от деятельности стимулируемых подразделений или видов бизнеса повысится.