Все программные продукты фирмы «1С»

Следует ли осуществлять внедрение?

Вы приняли решение о необходимости внесения изменений, так как в современном мире бизнес развивается стремительно, и отставание даже на краткое время может привести к отставанию на рынке. В первую очередь, заказчику следует задуматься о том, действительно ли на его предприятии требуется внедрение, или же можно обойтись просто установкой.

Приведу в пример ситуацию, когда мы покупаем программу, проводим быстрое обучение и осуществляем перенос остатков. Затем на первые пару месяцев предоставляем небольшую поддержку, которая составляет 20 часов или даже меньше. И всё, впоследствии мы обеспечиваем ежемесячную установку обновлений и консультации при необходимости. Такой путь развития событий подходит, если вашей целью является работа с БП, УТ, ЗУП

Точно назвать это внедрением непросто, хотя возможно. Однако в нашем понимании это не совсем внедрение. Как мы можем определить, необходимо ли нашему предприятию полноценное и дорогостоящее внедрение, или же экспресс внедрение подойдет? Конечно, все предпочли бы экспресс внедрение – это быстро и экономично. Но давайте не упустим из виду, что наша главная задача – избежать будущих головных болей и излишних расходов, возникающих после "обычного" внедрения, когда приходится доплачивать за то, чтобы система хотя бы функционировала как-то. Ключевой целью любого предприятия является получение прибыли при минимальных издержках, поэтому следует оценить затраты уже на этапе первых шагов.

Большое внедрение одним из признаков можно считать обширный документооборот. Для примера, предположим, что ваше предприятие ежедневно генерирует более 70 документов. Этот фактор является дополнительным аргументом в пользу большого внедрения, но, можно сказать, не является определяющим.

Следующий критерий, также важный, – это сложность учета. У меня был опыт работы над проектом, на который ушло несколько месяцев. Этот проект связан с внедрением БП. Сначала, похоже, что это должно быть проще. Но там была своя особенность из-за специфики работы (СТО вместе с автомагазином). Возникали серьезные трудности с учетом НДС и совмещением ОСНО и ЕНВД. Данные поступали в систему БП из других программ, и наша задача состояла в том, чтобы максимально упростить бухгалтерский учет на предприятии и, при этом, обеспечить его мобильность. Мы хотели, чтобы при любом изменении схемы документооборота на предприятии можно было быстро (через настройки, без программирования) изменить способ загрузки данных в систему БП.

Третий, также важный, критерий – это количество сотрудников предприятия, участвующих в составлении первичных документов. На небольших предприятиях бухгалтерия часто самостоятельно занимается оформлением первичных бухгалтерских документов. Это, конечно, положительно, если они успешно справляются с этим объемом работы. Тем не менее, при увеличении объема документооборота бухгалтерия вынуждена упрощать процесс составления документов, так как не успевает обрабатывать всё в оперативном режиме. Например, вместо ежедневного учета движения товарно-материальных ценностей, оформление происходит раз в месяц, основываясь на каких-то записках.

В итоге, получается не оперативный, а скорее "посмертный" учет, которым управлять становится невозможно – можно только наблюдать. Поэтому значительно облегчается ситуация, когда оформление первичных документов делегируется другим сотрудникам, например, кладовщикам и менеджерам по продажам. Если в цепочке документооборота участвует как минимум 3-4 участника (к примеру: кладовщик – отражение прихода/расхода ТМЦ, менеджер по продажам – оформление заказов от покупателей, бухгалтерия – проведение платежей и так далее), то для эффективной работы этих сотрудников крайне важна наличие системы и четкого плана действий. И это, в свою очередь, является стимулом к внедрению системы.

Самый важный – это четвертый критерий. Если на предприятии возникают трудности, например, связанные с кражами, сложностями в организации поставок и отгрузок, хаосом в учете остатков и так далее, в таких случаях мы осуществляем внедрение.

Цели внедрения 1С

Одним из ключевых этапов внедрения является постановка целей, и я бы даже сказал, что это наиважнейший этап. Ведь понятно, что если двигаться бесцельно, то нельзя ожидать достижения значимых результатов. Основная задача заказчика – четко определить, что он желает достичь в результате внедрения. Следовательно, как сформулировать состоятельную цель для проекта внедрения?

Ваши стремления следует располагать за пределами программы 1С. Когда приходите к заказчику, часто слышите высказывания вроде: "Хочу, чтобы всё работало", "Чтобы не было замедлений", "Желательно иметь множество аналитических возможностей", "Сформировать пакет документов по нажатию всего одной кнопки" и так далее. Однако это не является настоящими целями, а скорее "пожеланиями". Подчеркну, истинная цель внедрения лежит в бизнесе, вне границ программы 1С.

Давайте рассмотрим пример основной цели одного из внедрений – «Повышение пропускной способности в отделе продаж». Но стоит уточнить, что данная цель должна быть достигнута без увеличения численности сотрудников в отделе продаж. Задача заключается в том, что в отделе продаж имеется значительное количество звонков от клиентов, и отдел не способен справиться с нагрузкой. Это весьма подходящая цель, которая может быть реализована с помощью автоматизации. Для решения данной задачи требуется комплекс мер, включая внедрение оперативного информирования отдела продаж, обеспечение работы производства в режиме онлайн и так далее. Кроме того, можно добавить вариант личного кабинета в интернете для постоянных клиентов.

Как это было ранее - клиент обращается в отдел продаж с вопросом: "Как обстоит дело с моим заказом под номером 100?" Затем менеджер обращается в производство и уточняет: "Какова текущая ситуация с заказом №100?" Получив ответ, менеджер обратно связывается с клиентом, делясь результатами беседы с цехом. Это требовало значительных временных затрат.

Как сейчас происходит: клиент звонит и сообщает номер своего заказа, менеджер вводит этот номер в программу и получает всю необходимую информацию о данном заказе. Менеджер может даже, не завершая разговор, предоставить клиенту актуальные данные. Если требуется, можно внести корректировки в дату производства и тут же получить от программы обратную связь о возможности таких изменений. Имея доступ к такой информации в режиме онлайн, можно настроить личный кабинет для клиентов, что позволит получать информацию, минуя необходимость обращения к менеджерам по продажам.

Целесообразно установить измеримые параметры для хорошей цели. Идеальная задача – это та, которую можно измерить как до внедрения, так и после него. Возвращаясь к примеру, мы можем измерить количество входящих звонков и среднюю продолжительность одного звонка. После внедрения мы видим, что количество звонков за рабочий день возрастает, а продолжительность звонка, наоборот, сокращается. Если к этому добавить количество посещений личного интернет-кабинета с нулевой продолжительностью звонка, так как менеджеру не требуется времени на разъяснения, то получаем улучшение пропускной способности отдела продаж на значительный процент.

Цель, которая хороша, а скорее даже необходима, должна быть оценена в денежных единицах. Например, можно провести оценку стоимости внедрения дополнительного рабочего места в организации. Это включает в себя: приобретение телефона, компьютера, мебели, месячную зарплату нового сотрудника, налоговые отчисления, расширение офисных помещений и так далее. С другой стороны, стоимость внедрения программы 1С тоже требует учёта. Также полезно оценить, сколько клиентов может обслуживать один менеджер до и после внедрения автоматизации. Проект по автоматизации бизнес-процессов следует рассматривать с точки зрения его прибыльности, а не затратности. Следовательно, следует ставить перед собой цели, направленные на экономию: на сокращении затрат на заработную плату, аренду помещений, на оптимизации закупок и других областях, что в свою очередь способствует привлечению новых клиентов и снижению себестоимости товаров, а также увеличению оборачиваемости капитала.

Ваши цели должны давать ответы на ключевые вопросы: каким образом это способствует повышению прибыли компании, как это помогает сократить издержки организации или предотвратить будущие дополнительные расходы, а также как это содействует увеличению эффективности управления предприятием.

Примеры поставленных целей:

• Предотвращение осуществления экономически неэффективных закупок (избегая слишком маленьких заказов, которые не позволяют получить скидки, и избегая слишком больших заказов, чтобы не перегружать склад и не переплачивать за хранение).

• Оптимизация использования материалов в процессе производства с целью снижения объемов возвратных отходов.

• Обеспечение контроля над качеством продукции (мониторинг производственных процессов, тщательный контроль затрат труда и материалов, а также проверка выходной продукции).

• Организация сбора и комплектации заказов, а также эффективное управление запасами с автоматической резервацией при получении срочных заказов.

Сформулировать цель для конкретного автоматизационного проекта на самом деле является сложной задачей, требующей времени и внимания. Поэтому перед началом сотрудничества с командой по внедрению не требуется абсолютно точно знать цели – достаточно обладать общей концепцией того, какие процессы вы хотите автоматизировать. Руководитель проекта автоматизации будет помогать вам формулировать окончательные цели и разработает план действий для их достижения. Тем не менее, идеи и цели должны исходить от вас, как заказчика, поскольку никто лучше вас не знает особенности вашего бизнеса и внутренние процессы компании. Руководитель проекта по внедрению придает форму вашим идеям, опираясь на свой богатый опыт работы на других предприятиях.

Время обратиться к 1С франчайзи

И так, решение о внедрении принято. У вас имеются предпосылки для начала этого процесса, у вас сформированы идеи, которые вы хотели бы воплотить в реальность в рамках автоматизационного проекта. Теперь наступает момент обращения к франчайзи 1С. Сначала вам необходимо приобрести программу 1С. Позвонив в офис франчайзи, вы общаетесь с менеджером по продажам. Разнообразные сценарии развития событий могут развернуться в зависимости от профессионализма и добросовестности менеджера. Взглянем на несколько вариантов.

Самый неблагоприятный вариант сценария. Менеджер предложит устроить встречу. Прибыв на вашу организацию, он будет рассказывать о превосходствах продаваемой программы, демонстрировать презентации, демонстрировать положительные отзывы и брошюры, заверять вас, что внедрение будет быстрым и не слишком дорогим. Не попадитесь на удочку. Главная цель менеджера по продажам – продать. Внедрением будет заниматься другой специалист, и это станет головной болью для вас и для него. После сделки к вам прибудет программист, чтобы внедрить программу на вашем предприятии. Возможно, у него появится подозрение о том, что вам продали не тот продукт, который вам действительно нужен, а лишь для того чтобы сделать сделку. Но он не сообщит вам об этом, так как это может навредить репутации компании, в которой он работает. Программист будет работать с тем, что продали. Это лишь добавит головной боли.

Альтернативный ход событий. Менеджер совместно с программистом посещает клиента. Программист демонстрирует вам работоспособность и возможности программы. Он будет проводить презентацию того, как управляются закупки, продажи, планирование, производство и так далее. Следует заметить, что он приносит с собой готовую базу данных для демонстрации. Подчеркиваю, что все в этой базе будет функционировать. Эта база создана специально для демонстрации, и данные в ней и задачи, которые она решает, идеально сочетаются друг с другом. На практике такие идеальные совпадения встречаются редко.

Наилучший сценарий развития событий. Первоначально проводится презентация перед клиентом для общего понимания системы. Затем исполнитель предлагает клиенту провести анализ его предприятия. Это позволит оценить стоимость внедрения и подобрать подходящее программное обеспечение для конкретного предприятия. На рынке существует разнообразие специализированных отраслевых решений 1С, таких как 1С: Колледж, 1С:Предприятие 8. Мясокомбинат, 1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство и так далее. Не во всех случаях имеет смысл на замену типовой поставки 1С выбирать отраслевое решение. В каждой отдельной ситуации требуется анализ потребностей клиента и сравнение их с функциональностью конкретного программного продукта.

Презентация, наиболее эффективная та , которая представляет данные и аспекты вашего предприятия, с учетом его специфики и с реалистичными цифрами.

Проект автоматизации - что это такое?

Предприятие получило одобрение руководства на проведение анализа и составление плана проекта автоматизации. Следующим шагом будет предварительное согласование с исполнителем, чтобы определить, какие элементы будут включены в проект. Некоторые обязательные элементы проекта:

Определение целей. Сформулированные цели проекта должны соблюдать ранее описанные принципы. Четкое определение цели, общее понимание её исполнителем и заказчиком, а также возможность достижения с помощью автоматизации – вот ключевые критерии. Кроме основной цели, также могут быть выделены дополнительные задачи. Например, для реализации общей цели: "Отслеживание партий закупленных материалов и внутренних полуфабрикатов в составе готовой продукции", необходимо автоматизировать процессы складской логистики (приёмка материалов, отгрузка готовой продукции), производственную логистику (списания материалов и полуфабрикатов, учёт партий готовой продукции), сохранение истории перемещений партий, создание механизма предотвращения ошибок в смешивании партий.

Анализ бизнес-процессов компании. В данной секции требуется представить описание бизнес-процессов в их текущем состоянии и том, как они будут выглядеть после автоматизации. Лично я предпочитаю фокусироваться на процессах, подлежащих автоматизации, и описывать их до и после внедрения (чтобы сэкономить время и ресурсы клиента). Для удобства я часто использую графические схемы, которые одинаково наглядны и понятны как для заказчика, так и для исполнителя.

Оценка затрат на внедрение. Подробный план задач, которые предстоит выполнить для достижения целей, играет ключевую роль в оценке стоимости. Чем более детализирован план, тем более четко исполнитель осознает задачи и точнее может оценить затраты. Например, если в плане указано "автоматизация складской логистики" с указанием конкретной стоимости, это может свидетельствовать о поверхностном анализе. Ведь непонятно, подразумевается ли разработка новой конфигурации, создание отчетов, подключение сканеров штрих-кода и т.д. Оценка затрат должна представить окончательный бюджет внедрения, разбитый на отдельные этапы.

Точную стоимость внедрения определить сложно, особенно на крупных предприятиях. В любых проектах было бы правильно включать в бюджет около 15-20 процентов на возможные непредвиденные работы. Процент, конечно, зависит от объема и сложности задач, но прямой корреляции нет. Сколько именно выделить на каждый проект, обычно подсказывает опыт и интуиция. На практике эта часть бюджета часто используется и расходуется почти полностью. Если ваши исполнители предусматривают подобный резерв в проекте, то это вполне нормально в ИТ индустрии, и нет необходимости из-за этого спорить.

Важные моменты при внедрении 1С

В процессе создания проектной документации исполнитель проводит встречи с заказчиком, изучает организацию бизнес-процессов и предлагает решения. Чтобы избежать проблем на этапе проекта, рекомендую быть честным и открытым. Даже если имеются скрытые аспекты, такие как неофициальная учетная практика, лучше сразу раскрыть это подробно. В противном случае исполнитель может увеличить стоимость внедрения на 30-50% после обнаружения таких деталей. Рано или поздно вам все равно придется выявить эту информацию.

В рамках одного проекта автоматизации появилась задача по оптимизации планирования на производственных линиях. Мы провели несколько совещаний с заказчиком, где мастера и начальник цеха делились своим опытом планирования и рассказывали о сложностях, с которыми сталкиваются. Наша задача заключалась в том, чтобы собрать информацию и перенести планировочный алгоритм с головы производственных специалистов на программное обеспечение 1С. Всего на производстве функционировало две линии, и каждая из них имела свои особенности. Также был особый вид продукции, который выпускался только на одной из линий.

По собранной информации мы потратили около недели на непрерывную разработку алгоритма для планирования. Описав алгоритм, мы отправили расчеты и формулы заказчику, и он остался доволен результатами. При визите к заказчику мы представили окончательную презентацию своих расчетов. Однако один из сотрудников клиента, которого ранее мы никогда не видели, сообщил, что в случае необходимости обе линии могут выпускать один вид продукции. Это заявление вызвало удивление. Алгоритмы, с учетом этой новой информации, пришлось пересматривать. Такой оборот событий потребовал пересмотра и перепланирования работы, и это вызвало определенные трудности, так как в таком случае приходилось бы выполнять двойную работу за одинаковое вознаграждение.

Следовательно, если на этапе анализа исследования, исполнителю требуется устроить консультацию с определенными лицами, то такое совещание следует провести полностью. В случае, если в вашей компании существуют нетривиальные отгрузки и выпуски, то важно известить исполнителя об этом, поскольку даже небольшой упущенный момент с вашей стороны может возникнуть большой трудностью при внедрении. Если исполнитель предложит обратить внимание на конкретного сотрудника вашей команды, то рекомендуется это сделать.

Руководство проектом внедрения 1С

При проведении внедрений, наша организация обычно привлекает двух руководителей проекта – одного со стороны заказчика и другого со стороны исполнителя. Если на первом этапе контакта или до начала анализа, исполнитель не предложил заказчику выбрать своего руководителя проекта из ваших кадров, то следует задуматься о компетентности исполнителя.

Какова роль руководителя проекта (РП) со стороны заказчика? Прежде всего, это ключевой представитель, который принимает результаты работы у исполнителей (типа программисты пришли, делают что-то там, какие-то счета, я в этом не силен, но они что-то делают). Он также координирует действия своей команды (программисты попросили сотрудника учесть остатки по ТМЦ, а сотрудник проигнорировал эту просьбу). Однако самое важное – он оказывает управленческое воздействие на сотрудников своего предприятия. РП заказчика должен глубоко погрузиться в проект автоматизации и держать его на первом (или, если совсем крайний случай, на втором) месте. Ему необходимо понимать, что делают программисты и, что еще важнее, зачем они это делают. Также РП должен обладать техническими знаниями, разбираться в деятельности своей компании и быть знакомым с ИТ-технологиями. Экономическая грамотность также важна, но главное – он должен быть хорошим руководителем и способен принимать стратегические решения по проекту.

Автоматизация, как правило, вызывает сопротивление у многих обычных пользователей, так как они рассматривают ее как лишнюю нагрузку и контроль над их трудом. Они опасаются, что автоматизация лишит их возможности для манипуляций и мошенничества, а также уменьшит их степень незаменимости, сводя их к роли простых исполнителей. Такие ситуации довольно часты, особенно когда речь идет о рядовых менеджерах по продажам или кладовщиках, которые начинают ставить палки в колеса. В таких случаях особенно важна роль руководителя проекта со стороны заказчика, который может наладить дисциплину и мотивировать сотрудников на работу, сообразно требованиям ситуации. На позиции руководителя проекта часто эффективно себя проявляют сотрудники таких подразделений, как коммерческий отдел, финансовый отдел или производственное управление.

Отсутствие со стороны заказчика назначенного руководителя проекта либо невыполнение им своих обязанностей приводит к ситуации, когда исполнитель остается в одиночестве с клиентскими проблемами. Например, при возникновении вопроса мы направляемся к главному бухгалтеру, но он отказывает и говорит, что это не в его компетенции. Затем мы обращаемся к экономистам, которые перекидывают нас на логистов, а последние утверждают, что не могут решить данный вопрос. В итоге у нас есть проблема, но некому ее решать.

Человек, занимающий должность руководителя проекта от стороны исполнителя, выполняет ряд важных функций. Он осуществляет координацию всех аспектов проекта, разрабатывает стратегические и методологические подходы, обеспечивает организацию коллектива специалистов у клиента. Этот специалист обладает глубоким пониманием как сильных, так и слабых сторон программного продукта, который будет внедряться, а также умеет описать схему будущей системы функционирования.

Задача обеих руководителей в первую очередь заключается в обеспечении контроля за качеством выполнения работ. Когда одна из сторон начинает сбиваться с пути достижения поставленных целей, другая сторона обязана вмешаться и скорректировать ситуацию. Хорошей практикой на проектах автоматизации является организация регулярных совещаний между заказчиком и исполнителем, которые следует проводить хотя бы раз в неделю. Даже если на данный момент нет значимой информации для обсуждения, встреча все равно дает возможность подтвердить, что все идет по плану. В рамках таких совещаний, помимо руководителя проекта, я обычно приглашаю руководителей всех структурных подразделений, которые участвуют во внедрении. Еще одним полезным инструментом на проектах автоматизации является ведение онлайн-протокола ошибок. На крупных предприятиях возникает множество вопросов и доработок, которые требуется решить. Этот процесс, как правило, осуществляется через электронную почту, но также можно организовать его с помощью, например, Google Календаря. Вопросы можно записывать с указанием сроков и отмечать выполненные задачи.

Что представляет собой АСУП (Автоматизированная Система Управления Предприятием)?

По официальной формулировке: «совокупность программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических компонентов и операций опытного персонала, направленных на решение задач планирования и контроля разнообразных сфер деятельности предприятия».

АСУП – это цель, которую ставит перед собой ваше предприятие, главная цель внедрения заключается в создании Автоматизированной Системы Управления Предприятием. Особое внимание следует обратить на то, что это, во-первых, автоматизированная система, а не ручная. Во-вторых, это система в полном смысле этого слова, а не просто программа. В-третьих, она ориентирована на управление, а не только на учет. И, наконец, она предназначена для всего предприятия в целом, а не только для бухгалтерского учета. Все эти слова и аспекты имеют значение, так как часто можно столкнуться с тем, что РПБУ (ручная программа бухгалтерского учета) называют АСУПом. Примерно такое "программирование" возникает, когда заказчик начинает сильно экономить на внедрении, что не позволяет создать полноценную АСУП. Как результат, главной функцией программы, например УПП, становится бухгалтерский учет, в котором 95% операций по-прежнему выполняются вручную.

Состав АСУТП:

• Это программа в собственном смысле, к примеру, на основе 1С, такие как Управление Производственным Предприятием или Комплексная Автоматизация. Возможно, существует набор программных инструментов, которые взаимодействуют друг с другом. Как уже было отмечено выше, ключевое – это то, чтобы программа наилучшим образом соответствовала потребностям автоматизации.

• Инфраструктура оборудования. Локальная сеть, сервер, рабочие станции пользователей, а также сканеры штрих-кодов и другие компоненты. Все необходимое оборудование, обеспечивающее эффективную работу программного обеспечения.

• Систематизация. Это ключевой аспект, который превращает программу в устойчивую систему. Разработанный совместно исполнителем и заказчиком, систематизированный подход определяет процедуры работы в автоматизированной системе. Это обеспечивает сотрудничество между пользователями различных служб и подразделений, сближая их действия вместо индивидуальной деятельности.

• Квалифицированные сотрудники. Здесь ключевое понятие - "квалифицированные", то есть сотрудники, обладающие навыками работы в данной автоматизированной системе, способные эффективно выполнять свои должностные обязанности в соответствии с установленными регламентом и правилами.

• Функции автоматизации. Еще одно требование, необходимое для АСУП. Функции, которые система выполняет, не должны занимать слишком много времени у пользователя и не должны превращать его работу в бесконечный ввод данных.

Только все вышеперечисленные компоненты обеспечат надежное и бесперебойное функционирование вашего предприятия. Если хотя бы одной из них не будет, это может привести к деградации АСУП до уровня РПБУ.

Сроки внедрения 1С

Если вы не будете серьезно подходить к данному проекту, результаты могут оказаться весьма сомнительными. Важно установить жесткие сроки на внедрение, которые в случае необходимости могут быть аргументированно перенесены. Тем не менее, следует стремиться к соблюдению установленных сроков. Основной задачей как исполнителя, так и заказчика, является поддержание рабочего ритма и реализация задач в установленные сроки.

Достижение поставленных целей также служит показателем завершения проекта. Даже если цель достигнута лишь на 80% (при условии, что цель может быть измерена), это считается положительным результатом. Если же цель не была достигнута, а исполнитель утверждает, что внедрение завершено, здесь необходимо прояснить ситуацию. Фактически, задачей исполнителя является предоставить инструмент для работы и обеспечить обучение его использованию. В случае, если заказчик не использует предоставленный инструмент или использует его неправильно, вина исполнителя в этом отсутствует. Необходимо предпринять меры для того, чтобы ваши сотрудники максимально эффективно использовали функционал в соответствии с предоставленным регламентом от исполнителей.

Завершится ли внедрение, когда всё заработает? Честно говоря, нет. На протяжении всего срока функционирования вашей АСУП — от начала внедрения до перехода на новую систему — будут возникать потребности в доработках и создании новых отчетов. Это вполне естественно и нормально. Таким образом, это уже не стадия внедрения, а переход к сопровождению.