Возьмем в качестве примера популярную программу 1С: Документооборот. При оценке функций будет отталкиваться от встроенных модулей. Наиболее важны для организаций:
Планирование. Продукт позволяет загрузить готовый план в формате Microsoft Excel или Project, на его основе или вручную создать план в системе за счет применения встроенных инструментов автоматизации.
Визуализация плана. Режим просмотра «Планирование» позволяет изучить план трудозатрат в определенный период, а через «Анализ трудозатрат» соотнести с ним фактический результат. Один из популярных инструментов визуализации – диаграмма Ганта, позволяющая переносить задачи при помощи мышки.
Подробный учет данных. Программа учитывает цифровые показатели – в разрезе документов, файлов, процессов, задач, мероприятий, исполнителей и по ряду других заданных при внедрении критериям.
Полный учет трудозатрат. База сохраняет информацию по каждому сотруднику, подключаемому к работе над конкретным проектом. В ней фиксируется количество запланированных часов, итоги с фактически затраченным сроком. Также в отчет попадают просроченные задачи, завершенные до указанной даты, в срок.
Формирование отчетов. Всего в несколько кликов пользователь создает отчет по текущим задачам и соответствию реального исполнения плановым показателям. Руководитель видит «узкие места», может оперативно вмешиваться в ситуацию и корректировать сроки, менять исполнителей.
Мероприятия. Программа поддерживает контроль мероприятий, от планирования и создания до сбора данных для аналитики. Продукт сокращает время, затрачиваемое на подготовку и проведение, согласование. И позволяет сохранять информацию о времени, месте, участниках и приглашениях (вместе с файлами, протоколами и пр.).
Встроенный почтовый клиент. Все получаемые, отправляемые и пересылаемые письма будут храниться в единой базе. Это упрощает командную работу, позволяет в любой момент поднимать историю переписки, разбирать конфликтные ситуации.
Ведение календаря. Имеется общий, личный календарь, возможность ограничения доступа, задать график уведомлений, работать без него.
Общение в форуме. Рабочие вопросы обсуждаются внутри интерфейса программы, информация сохраняется, и любой сотрудник имеет доступ к документам, ответам.
Контроль. Программное обеспечение позволяет поставить под контроль практически все процессы с подробной отчетностью об их динамике, результатах.
Согласование. База показывает среднее значение исполнения задач в разрезе сотрудников, сколько документов «зависло», кто задерживает работу.
Программа 1С: Документооборот – удобный инструмент, адаптированный под российские условия. Если заказчиком является небольшая компания, для работы с однотипными проектами подойдет и более простой продукт 1С: Битрикс. В нем меньше функций, но их часто достаточно для решения возникающих задач. К тому же разработчик продолжает развивать систему и добавляет в нее все более новые возможности.
Крупному бизнесу лучше подойдут инструменты автоматизации с богатым функционалом. Среди оптимальных решений часто выбирают комплексные системы класса ERP на платформе от 1С. В конфигурации 1С: Документооборот возможностей меньше, чем в них. Это упрощает обучение и адаптацию персонала.
