Автоматизация бизнес-процессов является одним из способов повышения эффективности и оптимизации затрат на предприятии, реализация которого требует тщательного планирования, тестирования и улучшения, чтобы он максимально отвечал нуждам компании.
Автоматизация процессов — это замещение работы, выполняемой наемными работниками, использующими машины или компьютерное программное обеспечение для той же цели. Автоматизация касается трудоемких и циклических задач, которые не должны производиться человеком. Данное технологическое решение выполняет работу полностью самостоятельно.
Одним из видов автоматизации бизнес-процессов является роботизация. В этом случае корпоративные задачи выполняются технологичными программными роботами, имитирующими работу человека. Они могут использовать данные из разных систем.
Автоматизация бизнес-процессов должна быть тщательно спланирована, а ее внедрению должны предшествовать тесты и обучение.
Анализ процессов компании и указание целей автоматизации
В первую очередь стоит проанализировать все процессы на предприятии и выделить среди них те, которые требуют автоматизации. Руководитель компании должен задать себе следующие вопросы:
- Какие задачи не требуют творчества, предметных знаний и опыта?
- В какой сфере деятельности чаще всего возникают ошибки?
- Какие повторяющиеся процессы являются наиболее трудоемкими и дорогостоящими?
- Оптимизация каких задач принесет компании наибольшую пользу для бизнеса?
Стоит включить в анализ сотрудников — проинформировать их о планах автоматизации, дать понять о преимуществах ее внедрения, спросить, какие области, по их мнению, требуют автоматизации. Следующим шагом является определение целей автоматизации. Они должны быть конкретными, измеримыми, реалистичными, своевременными и актуальными для роста бизнеса.
Подбор средств автоматизации и их настройка
После того, как завершен анализ и поставлены цели, пришло время выбрать поставщика средств автоматизации. Чаще всего применяются CRM и ERP системы. Программа CRM позволяет автоматизировать процесс обслуживания клиентов, а ERP улучшает управление ресурсами предприятия. Инструмент должен быть правильно настроен с учетом конкретных потребностей данной организации.
Обучение сотрудников
Сотрудники должны иметь возможность тщательно ознакомиться с функциями и методом эксплуатации внедряемой системы. Для этого стоит организовать для них обучающие курсы.
Системные тесты и внедрение
Тесты нового технологического решения должны выявлять возможные технические ошибки, а также проверять, является ли система простой в применении и понятной для сотрудников.
Повышение эффективности работы
Оптимизация производственных процессов способствует ускорению работы и повышению ее производительности. Машины и компьютерные программы могут работать без перерыва в течение длительного периода времени с одинаковой интенсивностью и точностью. По сравнению с работой человека производительность не снижается в результате усталости, рассеянности, стресса на работе или профессионального выгорания.
Снижение цены
Автоматизация позволяет снизить постоянные расходы компании, ведь обслуживание системы дешевле, чем заработная плата сотрудников. Оптимизация затрат также связана с отсутствием необходимости найма на данную должность — предприниматель избегает негативных последствий высокой текучести кадров.
Повышение удовлетворенности сотрудников
Благодаря автоматизации сотрудникам не нужно выполнять повторяющиеся действия, которые обычно утомительны и отнимают много времени. Они могут посвятить свое время выполнению творческих задач, требующих опыта, знаний или соответствующей квалификации. Это чаще всего способствует повышению удовлетворенности работой.
Сведение к минимуму риска совершения ошибок
Автоматизация процессов позволяет избежать ошибок, вызванных, например, усталостью, стрессом, рассеянностью или отсутствием соответствующих знаний и опыта.
Увеличение прибыли от продаж
Автоматизация процессов продаж и обслуживания клиентов позволяет улучшить результаты продаж и, как следствие, увеличить доходы компании.
Возможность масштабировать свой бизнес
Благодаря автоматизации компания может расширить масштабы своей деятельности, например, предлагая дополнительные продукты и услуги или выходя на новые рынки. Масштабирование бизнеса станет возможным, потому что автоматизированные процессы выполняются быстрее и эффективнее.
Автоматизация бизнес-процессов может применяться во всех областях работы, не требующих высокой креативности и гибкости.
HR и зарплата
Можно автоматизировать, среди прочего процессы найма, составление и продление контрактов и других документов, создание платежных ведомостей или отправка информации в учреждение социального страхования, налоговую инспекцию или другие учреждения. Автоматизация также улучшает адаптацию сотрудников.
Обслуживание клиентов
Современные технологии позволяют автоматическую подготовку предложений, прием заказов и жалоб или ответы на запросы клиентов. Их обслуживание может осуществляться с использованием голосового помощника или чат-бота.
Производство и промышленность
Автоматизация производственных процессов позволяет повысить эффективность производства, и в то же время снизить частоту ошибок и возникновения опасных событий на производстве. Это также способствует эффективному управлению производственными процессами.
Маркетинг
Использование современных технологий в маркетинге позволяет автоматическую генерацию лидов, рассылку уведомлений об акциях и скидках, напоминание о брошенных корзинах или проведение опросов. Автоматизация процессов продаж также облегчает персонализацию маркетингового сообщения.
Логистика и складирование
В отрасли TSL используются, в частности, телематические системы, которые используются для удаленной передачи данных между устройствами. Благодаря системам автоматизации можно сократить сроки доставки, исключить порожние пробеги или оптимизировать использование складских площадей. Автоматизация логистических, транспортных и складских процессов улучшает, в том числе, процесс:
- подготовки грузов к отправке;
- контроля качества;
- приемки товара;
- составления отчетов;
- подготовки необходимой документации.
Бухгалтерский учет и финансы
Автоматизация учетных процессов может касаться, в частности, выставления, бронирования, контроля и авторизации счетов-фактур. С помощью соответствующих программ предприниматель также может составлять автоматические финансовые отчеты и отчеты, урегулировать дебиторскую задолженность или проводить взыскание долгов.
Есть ли отрицательные стороны у автоматизации?
Автоматизация бизнес-процессов может оказаться дорогостоящим мероприятием — нужно учитывать как затраты на внедрение системы, так и на обучение сотрудников. Если предприниматель не хочет единовременно замораживать большую сумму капитала, он может принять решение об аренде ИТ-оборудования (включая новые компьютеры и программное обеспечение).
Сотрудники часто неохотно внедряют новые технологии, например, из-за страха перед их сложной операцией, на освоение которой иногда уходит много времени. Некоторые люди могут также беспокоиться о том, что их уволят.
Другим недостатком является то, что системы автоматизации процессов работают схематически. Поэтому они подходят только для повторяющихся задач, не требующих творчества, интуиции или гибкого подхода. Также необходимо учитывать риск простоя бизнеса, например, из-за сбоя оборудования, хакерской атаки или отключения Интернета.
