Фискальный накопитель (ФН) – обязательный модуль любого действующего кассового аппарата. В соответствии с №54-ФЗ предусмотрены правила приобретения-регистрации, методика замены при выходе из строя, по другим причинам. Также определены условия изменения настроек, закрытие архива на случай ликвидации юридического лица (ИП).
Причины и сроки замены фискального накопителя
На современных онлайн-кассах модуль ФН является единственным заменяемым блоком. Остальные узлы устанавливаются на заводе изготовителе. Причина такой конструкции заключается в том, что законодательно действие фискального накопителя ограничено 13-37 месяцами. Плюс встречаются ситуации, когда обнаруживается ошибка в реквизитах предприятия, полностью заполняется память, меняется собственник или модуль ломается.
Истечение срока действия по закону
Штатная ситуация по замене ФН – закончился срок действия. Он фиксированный, устанавливается производителем. Программное обеспечение ККТ обычно настроено так, чтобы вовремя оповещать владельца о приближении даты замены. Контролем также занимаются обслуживающие компании, которые продавали технику. Правда, рекомендуется не отпускать вопрос на самотек, без накопителя бизнес встанет, без модуля аппарат работать не будет.
Правила подбора:
- 13 месяцев – общий режим налогообложения (ОСН);
- 18 месяцев – кассовые аппараты без передачи данных в ОФД;
- 37 месяцев – услуги, специальные режимы налогообложения (УСН, ЕНВД, ЕСНХ, патент).
Если фирма на упрощенке торгует подакцизными товарами, необходимо покупать ФН сроком на 13 месяцев. В любом случае накопитель рассчитан на 160 000 записей, поэтому при большом потоке клиентов выгоднее пользоваться «краткосрочным» модулем, чтобы не пришлось менять его раньше времени.
Заполнение встроенной памяти
Техническая возможность расширения памяти отсутствует. Поэтому прошивка ККТ настраивается на выдачу уведомления, когда свободным остается 1-2% свободного места. Владельцу до полного отключения остается распечатать 1600-3200 чеков. Окончательный срок зависит исключительно от количества покупок и иных операций (например, возвратов).
Информация записывается в ФН сплошным потоком, удалить или отредактировать ее никак нельзя. Это делается для безопасности, достоверности данных, передаваемых в налоговую.
Менять фискальный накопитель приходится и досрочно, если торговля оказалась более активной, чем предполагалось при регистрации кассового аппарата. Из-за этого на 36 месяцев модули берут обычно в сервисные центры, иные организации, где предлагаются только услуги. Или продается дорогостоящий товар, который покупается редко. Сюда же относится сезонный бизнес.
Смена собственника ККТ
При регистрации кассового аппарата в память фискального накопителя вносятся реквизиты фирмы, которая вправе использовать его при приеме платежей. Они будут печататься в каждом чеке вместе с номенклатурой, ценой товара-услуги. Такие требования установлены Приказом ФНС №ММВ-7-20/229 от 21.03.2017 и ст. 4.7 №54-ФЗ от 22.05.2003 г.
Исключение составляет изменение адреса, оператора ОФД, переход на автономный режим, смена наименования фирмы при сохранении других реквизитов. В этих случаях накопитель допускается не менять.
Смена ККТ – основание заменить модуль ФН на новый независимо от состояния предыдущего. Это требуется сделать даже в случае, ели его только что установили взамен заполненного (сломанного). Другого способа изменить данные предприятия нет, накопитель представляет собой однократно записываемую память. Та же процедура предстоит при обнаружении ошибки в реквизитах ККТ.
Поломка ФН без возможности восстановления
Неисправность фискального накопителя – редкое явление. Конструкция модуля простая, поэтому ломаться там просто нечему. Но такие ситуации все-таки происходят. Например, «всплывает» брак производителя чипов памяти. Чаще удается обойтись ремонтом соединительного кабеля, разъема на кассовом аппарате. Или прошивкой-настройкой оборудования в случае программного сбоя. Если ничего не помогает, нужно обращаться к изготовителю.
Решение о не ремонтопригодности модуля ФН принимает эксперт производителя, который делает заключение в течение 30 дней. Владелец бизнеса обязан в 5-дневный срок снять ККТ с учета или поставить на нее новый накопитель. Реальные поломки обычно появляются вследствие неаккуратной эксплуатации аппарата. Например, при намокании мобильной кассы или коротком замыкании в сети электроснабжения. На местах они определяются силами технических центров. Правильнее обратиться в авторизованный сервисный центр, где наверняка есть профильный специалист.
Порядок замены фискального накопителя
Проводить замену модуля ФН должны специалисты, знакомые с техническим устройством модели ККТ. Правило обязательно для аппаратов, на которые еще не закончилась гарантия производителя. Ведь после вскрытия корпуса и обратной сборки потребуется наклеить специальную пломбу, чтобы исключить вмешательство в конструкцию посторонних.
После завершения гарантийного срока допускается самостоятельная замена накопителя. Но нужно четко соблюдать последовательность работ, иначе вероятна поломка кассы. Исправить критические ошибки не получится, придется покупать модуль заново. Весь период бизнес работать не сможет, за это предусмотрена административная ответственность (штрафы).
Закрытие архива ФН
Перед физическим отключением модуля фискального накопителя предполагается закрытие архива. Исключение составляют случаи поломки без возможности восстановления, когда доступа к памяти нет. В штатном режиме сначала закрывается текущая смена. Затем следует дождаться передачи всех данных оператору ОФД. Проверить это легко: в поле системного отчета «количество непереданных ФД» не должно отображаться записей.
Следующие действия:
- Запустить программу для регистрации ККТ.
- Нажать кнопку «Закрыть архив» и проверить текущее время на кассовом аппарате.
- При расхождении исправить его функцией «Синхронизировать с компьютером».
- Подтвердить закрытие архива нажатием кнопки «Выполнить».
В результате будет автоматически создан фискальный документ, который обязательно должен быть выгружен на сервер оператора ОФД. Если с последним отсутствует связь, кассовый аппарат выдаст ошибку и прервет операцию. То же происходит в случае ошибок формирования отчета, передачи не всех квитанций. После обнаружения проблемы остается делать все заново вплоть до успешного закрытия архива.
Важно перед проведением процедуры дождаться, чтобы оператору ОФД поступило уведомление по закрытию архива. При стабильном скоростном интернете скачивание происходит в течение 10-20 минут. Если связь некачественная (мобильная в условиях слабого сигнала) или касса применяется в автономном режиме, менять ФН придется через авторизованный сервисный центр (АСЦ).
Физическая замена модуля
После закрытия архива можно приступать к физической замене ФН. Перед работой стоит изучить инструкцию по эксплуатации, чтобы точно понимать, как разобрать корпус без повреждений. И разобраться в технике безопасности – как избежать поломки из-за короткого замыкания, с какой полярностью подключать модуль, как определить надежность подключения.
Последовательность:
- Отключить онлайн-кассу от источника питания.
- Отсоединить аккумулятор, если поддерживается автономная работа.
- Открыть крышку принтера и вынуть кассовую ленту.
- Открутить крепежные винты заднего отсека.
- Вынуть модуль и отсоединить разъем.
Остается вставить новый накопитель, закрыть отсек, вкрутить обратно винты, «вернуть на место» ленту и подключить кассовый аппарат к сети. Сразу после замены стоит включать ККТ и дождаться полной загрузки оборудования. На этом этапе возможно появление ошибок, которые лучше убрать до момента регистрации модуля в ФНС. Не исключено выявление неработоспособности накопителя и обращение с ним по гарантии.
Что делать после установки нового фискального накопителя
Только что установленный модуль функционировать не будет. Сначала его нужно активировать на аппарате, затем сообщить о замене в налоговую службу, оператору ОФД. И только после получения обратной связи о перерегистрации допускается эксплуатация «обновленной» ККТ.
Активация ФН
Процесс активации называется фискализацией. Осуществляется она через специальную утилиту. Ее тип зависит от модели кассового аппарата. Каждый производитель выпускает свои программы, они поставляются в комплекте с драйвером (скачиваются на официальном сайте или с компакт-диска из коробки). Инсталлируется ПО на компьютер перед подключением кассы. Если ККТ использовалась в качестве фискального принтера, обычно оно уже имеется в перечне программ.
Последовательность (разный в зависимости от модели):
- Подключить аппарат к компьютеру через USB (RS-232).
- Запустить программу для регистрации.
- Выбрать пункт меню «Перерегистрация».
- Выполнить синхронизацию времени с компьютером.
- Нажать клавишу «Далее» и дождаться распечатки отчета.
- Внести причину перерегистрации как «Замена ФН».
- Кликнуть кнопку «Далее».
Остается проверить сведения о ККТ, при необходимости внести коррективы, нажать очередной раз «Далее» для сохранения изменений. В итоге онлайн-касса сформирует и распечатает полный отчет о фискализации. В окне программы одновременно появится уведомление об успешном завершении операции. При возникновении ошибок следует повторить операцию. Если активировать ФН никак не получается, рекомендуется обратиться к специалистам АСЦ.
Перерегистрация кассового аппарата
Регистрировать новый модуль ФН в налоговой инспекции допускается двумя способами: лично или удаленно через интернет. Первый вариант востребован на случай автономной эксплуатации ККТ и при временном отсутствии стабильного соединения с сетью. Второй предпочтителен, потому что экономит время, позволяет зарегистрироваться в любое время суток.
Инструкция:
- Получить в налоговой квалифицированную электронную подпись.
- Зайти на сайт ФНС и авторизоваться в личном кабинете.
- Выбрать организационно-правовую форму фирмы.
- Кликнуть «Выполнить вход с ключом ЭП».
- Активировать опцию «Выполнить проверку на соответствие условиям».
- В открывшейся форме выбрать сертификат предприятия.
- По завершении проверки нажать «Войти в ЛК».
Внутри кабинета выбрать раздел «Кассы», где найти модель КТТ, на которой менялся фискальный накопитель (в выпадающем списке). Далее нажать на «Перерегистрировать ККМ», в открывшемся окне выбрать основание, указать текущего оператора ОФД. На завершающем этапе щелкнуть опцию «Подписать и отправить». Запрос будет подтвержден ранее полученной ЭЦП.
После рассмотрения заявки специалистом налоговой службы в личном кабинете напротив РН ККМ появится статус «Касса перерегистрирована». До этого момента принимать платежи запрещается. Нарушители подпадают по действие ст. 14.5 ч. 2 КоАП РФ (штрафы от 5000 до 10000 рублей на организацию, от 1500 до 3000 рублей на должностное лицо).
Изменение сведений в ОФД
Следующий шаг – уведомление оператора ОФД. В большинстве случаев процедура осуществляется автоматически. Все-таки их сервера напрямую связаны с базами данных налоговой инспекции. Но лучше этот момент проверить и внести информацию самостоятельно в личном кабинете на сайте у оператора.
Инструкция:
- Выполнить вход в аккаунт на портале ОФД.
- Выбрать вкладку «Кассы».
- Найдите нужную модель ККТ.
- Кликните по иконке рядом с ее РН.
- Заполните загруженный файл.
- Отправьте документ на Email-оператора.
После завершения этих действий можно эксплуатировать онлайн-кассу в прежнем режиме. В случае возникновения вопросов специалисты оператора связываются с владельцем (ответственным лицом) организации. При ошибках связи с оператором рекомендуется обратиться к специалисту АСЦ или перенастроить соединение самостоятельно.
Бухгалтерский учет фискального накопителя
Расходы на приобретение модуля ФН учитываются в бухгалтерском учете. Здесь есть особенности. Так, при модернизации кассового аппарата формируются проводки с участием счета 10. Ряд фирм (в зависимости от типа налогообложения, варианта учета аппарата ККТ, затрат на покупку, монтаж накопителя) отражают движение денег счета 08. Это дает увеличение стоимости основных средств или счетов накопления затрат.
Пример:
- Дт 10 Кт 60 4166 р. – цена приобретенного аппарата;
- Дт 44 Кт 10 4166 р. – сумма отражена в затратах ФН;
- Дт 44 Кт 60 1667 р. – цена переустановки;
- Дт 19 Кт 60 1167 р. – входной НДС;
- Дт 68 Кт 19 1167 р. – к вычету НДС;
Ошибкой считается учет обновления кассового аппарата на субсчете 10-5 «Запасные части». Это не совсем правильно, потому что он рассчитан для отражения затрат на покупку, ремонт запчастей для машин, транспортных средств, оборудования. Плановая замена фискального накопителя ремонтом не является. То же относится к установке нового модуля взамен неисправного.
Что делать со старым модулем ФН
Согласно п. 2 ст. 5 №54-ФЗ обязанность обеспечения сохранности фискального накопителя лежит на владельце, т.е. юридическом лице или индивидуальном предпринимателе. При этом храниться модуль должен 5 лет с даты окончания использования. Изначально норма применялась к кассовому аппарату, но с вводом в эксплуатацию онлайн-касс статья приобрела новый смысл.
Правила:
- старый модуль ФН рекомендуется хранить в сейфе наравне с важными документами;
- утрата накопителя влечет привлечение к ответственности по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ;
- проверяют его наличие в основном при возникновении вопросов со стороны налоговой по предыдущим периодам.
В большинстве случаев случайная утрата фискального накопителя проходит «незаметно». Но все же рекомендуется обеспечить надлежащее хранение на указанный период. И своевременно менять его в случае поломки, заполнения памяти или завершения срока действия. Тогда организация не будет привлекать лишнего внимания.